Bekerja terlalu banyak tanpa menggunakan waktu istirahat dengan sebaiknya, atau gagal untuk menjaga diri dan kesehatan dengan baik, tidaklah produktif. Jadwal kerja semacam itu bisa mengarahkan Anda pada kepenatan, tekanan, dan hidup dalam kendali penuh orang lain. 

Sayangnya, tidak semua perusahaan yang sadar akan konsekuensi dari karyawannya yang bekerja berlebihan, bahkan jika itu adalah keputusan karyawan itu sendiri. Karena itulah Anda perlu memahami dan menemukan bagaimana cara yang lebih baik untuk diri Anda agar Anda dapat mengembangkan produktivitas Anda dan keseimbangan hidup Anda. 

Kunci konsep manajemen waktu yang dapat membantu meningkatkan produktivitas Anda ada 5: 

• Apapun yang Anda lakukan—baik itu pekerjaan atau hubungan sosial—jadikanlah sesuatu yang berharga; 
• Gunakan teknologi untuk membantu meningkatkan produktivitas Anda dan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan Anda dengan lebih baik, lebih cepat, namun tetaplah waspada akan keburukannya;  
• Delegasikan tugas yang tepat pada orang yang tepat, di saat yang juga tepat; 
• Untuk mendapatkan hasil yang lebih baik, kita memerlukan jelasnya tujuan, fokus, semangat dan rasa tanggung jawab; dan, 
• Memandang bahwa kehidupan dan waktu kini lebih praktis daripada masa lalu. 

Pelaku bisnis, pemimpin, entrepreneur, dan pelajar yang sukses, mengatur dan mengelola waktu mereka dengan baik; ini adalah perilaku yang membantu mereka tetap terus berkembang tiap waktu.  Mereka membuat pilihan mengenai apa yang harus mereka lakukan, dan kapan mereka akan melakukannya, guna memenuhi tujuan jangka pendek maupun jangka panjang mereka. 

Karena itulah mereka terus menyelesaikan apa yang mereka mulai dan menyelesaikannya sesuai tenggat waktu yang ditentukan. Bahkan, yang lebih dasar lagi adalah mereka memiliki cara untuk menentukan pekerjaan atau tugas yang menjadi prioritas mereka, yang mana mereka akan mengerjakannya terlebih dahulu.  

Jika kita menganggap adanya kebahagiaan sebelum tercapainya kesuksesan, maka  Anda akan menemukan bahwa pekerja, pemimpin, entrepreneur, dan pelajar yang bahagia bukanlah yang memiliki sifat workaholic; kerja adalah bagian, bukan keseluruhan dari hidup mereka. 

Kehidupan mereka seimbang. Mereka menyediakan waktu untuk melakukan kegiatan dan hubungan sosial yang menurut mereka berharga dan juga tidak meninggalkan pekerjaan yang memang mereka juga butuhkan. 

Mereka adalah orang-orang sukses yang akan melakukan pekerjaannya dengan memanfaatkan waktu sebaik-baiknya. Jika tidak sempat atau tidak dapat untuk mengerjakan sendiri, maka mereka akan mendelegasikan pada orang lain dan mereka akan tetap menyempatkan waktu untuk memeriksa dan menindaklanjuti apa yang mereka delegasikan. 

Mereka tidak mengabaikan seseorang karena mereka “tidak memiliki waktu”. Mereka adalah orang-orang yang telah memahami betapa pentingnya berhubungan langsung dengan individu-individu di berbagai kesempatan—baik itu terhadap rekan bisnis potensial, klien, pelanggan, pekerja, pegawai, atau atasan. 

Manajemen waktu adalah pendekatan sistematik terhadap cara Anda mengorganisir pekerjaan dan waktu luang Anda, agar Anda bisa menjadi pengendali dari bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda; dan waktu tidak akan dapat mengendalikan Anda.

Pengelola waktu yang efektif menggunakan teknik-teknik yang terbukti telah berhasil seperti skala prioritas, menyusun tujuan jangka panjang dan jangka pendek, membuat perencanaan, mengorganisir, menentukan tenggat waktu yang realistis, dan mendelegasikan untuk merampungkan apa yang harus segera dirampungkan. 

Walaupun manajemen waktu tidak akan mengurangi jumlah pekerjaan yang datang kepada Anda, namun ini akan memberikan strategi dan teknik untuk membantu Anda menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat. 

Dengan menyelesaikan lebih banyak, Anda dan departemen, agensi, atau perusahaan Anda akan lebih dipercaya dan karir Anda pun akan melonjak lebih tinggi dan lebih cepat. 

Meningkatkan kemampuan manajemen waktu Anda dapat membantu Anda untuk lebih menepati, bahkan mengalahkan tenggat waktu yang telah ditentukan, daripada meminta tambahan waktu. 

Mengetahui bahwa kita dapat melakukan pekerjaan dengan lebih cepat dan lebih baik dapat mendorong kita untuk mengembangkan kemampuan manajemen waktu kita. 

Dengan menjadi pengelola waktu yang lebih efektif lagi, Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang untuk melakukan kegiatan-kegiatan  dan hubungan sosial lain yang Anda senangi, dan hidup Anda akan lebih seimbang lagi. 

Pada sebagian besar perusahaan, waktu berjalan sejajar dengan uang yang mana merupakan salah satu sumber terbaik yang dimiliki oleh perusahaan. Semakin banyak penjualan yang Anda dapat lakukan, maka akan semakin cepat Anda menyelesaikan proyek, sehingga pendapatan yang Anda terima pun akan lebih besar.

Karir yang menurun, tidak masuk dalam daftar promosi, frustrasi, meragukan kemampuan diri, atau bahkan pemutusan kerja adalah sebagian kecil dari akibat buruknya manajemen waktu.

Stres merupakan resiko lain dari buruknya manajemen waktu. Ketika Anda merasa tertekan atau stres, maka detak jantung, nafas, keringat dan tingkat gula darah Anda akan meningkat tajam. Gagal untuk menyisakan waktu dapat membawa Anda pada stres tambahan. 

Peneliti telah menemukan bahwa terlalu banyak tekanan akan menyebabkan resiko pada kesehatan: stres dapat membuat Anda kelelahan; selain itu dapat juga menyebabkan sakit kepala yang cukup parah dan detak jantung yang tidak beraturan. 

Beberapa penyebab tekanan dan stres, seperti seorang atasan yang menuntut berlebihan atau masalah dalam hubungan sosial, merupakan hal yang kompleks dan mungkin tidak akan bisa diselesaikan dalam satu malam. Namun seberapa efektif Anda menghabiskan waktu merupakan hal yang dapat membuat Anda bisa mengendalikan kadar stres Anda. 

Belajar untuk mengukur diri Anda sendiri merupakan salah satu teknik manajemen waktu yang Anda bisa kuasai. Buruknya kemampuan untuk mengukur diri Anda sendiri dapat menyebabkan meningkatnya tekanan dan kepenatan dalam diri Anda, yang mana timbul saat tubuh dan pikiran Anda sudah benar-benar penat dan akan menyebabkan Anda tidak dapat lagi berfungsi dengan baik.

Dengan melatih teknik manajemen waktu yang efektif, Anda dapat menyelesaikan banyak hal dengan tingkat stress yang rendah, sehingga Anda dapat menghindari kelelahan ekstrim dan resiko mental atau fisik dari kerja berlebihan atau stress yang kronis.

Memang Anda orang yang sibuk. Namun apakah Anda sibuk dengan kesibukan yang bermanfaat? Bagaimana kita mengetahui apa yang dimaksud dengan kesibukan yang bermanfaat jika Anda tidak menggunakan waktu untuk mencari tahu apa tujuan Anda hari ini, minggu ini, bulan ini, tahun ini dan bahkan sampai lima atau sepuluh tahun yang akan datang? Memiliki ide yang jelas dari apa yang Anda ingin lakukan dengan waktu Anda adalah makna dari penyusunan tujuan. 

Jika saat ini Anda belum berorientasi tujuan, belum terlambat untuk memulai atau memikirkan kembali cita-cita karir Anda. Penyusunan tujuan berjalan selaras dengan prinsip dasar dari manajemen waktu yang optimal, yaitu: perencanaan. Anda membutuhkan tujuan untuk bisa membuat perencanaan dengan lebih baik. Rencana yang lebih baik biasanya mengarahkan pada efisiensi dan peningkatan hasil yang jauh lebih besar. 

Penyusunan tujuan dan rencana bukanlah berarti Anda dapat mengendalikan dunia atau hasil dari tindakan Anda atau tindakan orang yang mempekerjakan Anda. Namun, kemungkinan besar Anda akan dapat mencapai tujuan Anda jika Anda memiliki arah dan strategi yang baik di benak Anda. 

Dengan menyusun tujuan, Anda dapat mengetahui kemana Anda akan berjalan. Tujuan adalah hal yang penting, baik itu dalam dunia kerja maupun dalam waktu luang Anda. Tanpa tujuan, Anda akan ragu-ragu dan kesulitan dalam menghadapi masalah dan peluang, dengan sangat sedikit perspektif mengenai pengaruh yang akan terjadi pada kehidupan personal dan profesional Anda. 

Perencanaan merupakan landasan dari mereka yang mengelola waktu dan bisnis mereka dengan baik. Namun, apakah yang dimaksud dengan rencana itu? Rencana adalah sebuah komitmen terhadap diri Anda sendiri bahwa Anda akan melakukan sesuatu, dan, begitu Anda mensosialisasikan rencana Anda, Anda pun berkomitmen kepada orang lain yang mendengarnya. Biasanya rencana melibatkan banyak detail seperti kapan Anda akan mencapai tujuan Anda. 

Mengapa kita membutuhkan sebuah rencana? Karena, dengan membuat rencana dan berkomitmen kepadanya, Anda akan meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan yang Anda inginkan. Selain itu, Anda perlu perencanaan agar Anda bisa memegang kendali dalam pekerjaan, kehidupan pribadi dan diri Anda sendiri.

Terdapat lima buah hal yang dapat membuang-buang waktu Anda. Mereka adalah: menunda-nunda, perfeksionisme, perencanaan yang buruk, pengukuran yang buruk, dan tidak sabaran. 

Entah bagaimana Anda menyebutnya, baik menunda-nunda atau menolak, artinya sama: menunda mengerjakan sesuatu yang Anda harus kerjakan karena Anda tidak ingin mengerjakannya. Sayangnya, orang-orang yang suka menunda-nunda pekerjaan biasanya hebat dalam menyangkal atau menyembunyikan penundaannya. 

Berikut ini beberapa teknik untuk mengatasi penundaan:

• Jadikan apapun pekerjan yang Anda hindari menjadi yang Anda kerjakan pertama kali
  Mulailah hari dengan mengerjakan pekerjaan dengan prioritas paling tinggi dan pindahlah ke pekerjaan lain setelah Anda selesai mengerjakannya
• Cobalah sistem penghargaan
  Carilah jenis penghargaan pada diri Anda sendiri yang akan menjadi motivator Anda dalam bekerja, sesuatu yang Anda sangat inginkan namun Anda masih menyangkalnya. 
• Buatlah jeda
  Berikan jeda pada jadwal Anda sehingga Anda bisa lebih santai
  
  

Berikut ini beberapa hal yang dapat menghambat Anda dalam mencapai dan mewujudkan tujuan dan cita-cita Anda:

• Mengurangi atau menghapus nilai dan makna dari tujuan Anda
• Menilai tujuan Anda berlebihan
• Takut akan kegagalan
• Takut akan kesuksesan
• Kegelisahan
• Rendahnya harga diri
• Tidak terorganisir
• Kebosanan.
• Kegagalan untuk mengenali diri Anda sendiri

Anda perlu melihat secara garis besar kepada apa yang Anda kerjakan, dan juga terhadap detail-detailnya dan bagaimana Anda akan melakukan pekerjaan Anda tersebut. 

Anda pun perlu untuk memeriksa kembali waktu yang Anda habiskan untuk mengikat hubungan dengan klien atau pelanggan, karyawan, atasan, atau rekan bisnis Anda. Sediakan waktu yang untuk membuat atau mengembangkan peluang bisnis baru, yang mana dapat membuat Anda semakin berkembang lagi. 

Kapan pun Anda memiliki sebuah ide, pikirkan tiga buah alasan yang dapat membuat ide tersebut tidak bekerja dan tidak berhasil. Catat alasan-alasan tersebut, berikan tanggal, letakkan dan kemudian jalankan ide Anda dengan sebaiknya. 

Kita semua memiliki orang-orang yang membutuhkan dan bergantung kepada kita. Ini akan mempengaruhi bagaimana kita mengelola waktu kita. Mereka akan menentukan apakah kita akan mencapai tujuan kita atau tidak.  

Fleksibilitas merupakan hal yang penting jika Anda ingin menjadi seorang pengelola waktu yang efektif. 

Selain itu, delegasi dapat pula menjadi salah satu cara tercepat untuk menghemat waktu dan membebaskan diri Anda dari tugas yang Anda benci melakukannya, dan mungkin memang Anda kurang menguasai bidang tersebut. Terdapat tujuh langkah yang dapat Anda lakukan untuk delegasi dengan efektif:

• Pilih tugas atau pekerjaan apa yang ingin Anda delegasikan
• Pilih orang yang terbaik yang menguasai dan bisa mengerjakan pekerjaan tersebut dengan baik
• Percayalah pada orang yang Anda tunjuk
• Berikan tugas dan instruksi yang jelas dan tegas
• Tentukan tanggal pengumpulan tugas dan sistem penindaklanjutan
• Berikan penghargaan dan pengakuan pada orang yang Anda tunjuk setelah pekerjannya selesai
• Delegasikan tanggung jawab untuk pekerjaannya, jangan hanya tugas atau pekerjaannya saja. 

Harus atau tidak Anda mendelegasi, dan kepada siapa Anda mendelegasikan, dapat menentukan baik atau buruknya kelangsungan bisnis Anda. Delegasi merupakan hal yang krusial dan masalah yang harus dipertimbangkan dengan matang. Jika menurut Anda dengan mendelegasi bisnis Anda akan jatuh, maka percayakan pada naluri Anda.

Jan Yager,  seorang yang bergelar Ph.D. dalam ranah sosiologi yang didapatnya dari City University of New York,  telah menghabiskan cukup banyak waktunya untuk meneliti mengenai manajemen waktu. Beliau juga menjadi pengajar sosiologi, kriminologi dan teknik menulis di berbagai universitas, termasuk Penn State, St. John University, dan University of Connecticut.

Pandi kini paham dengan apa yang perlu dilakukannya untuk menjadi entrepreneur yang lebih baik. beberapa hal yang dicatat dari buku ini antara lain:

• Apapun yang Anda lakukan—baik itu pekerjaan atau hubungan sosial—jadikanlah sesuatu yang berharga; 
• gunakan teknologi untuk membantu meningkatkan produktivitas Anda dan untuk membantu menyelesaikan pekerjaan Anda dengan lebih baik, lebih cepat, namun tetaplah waspada akan keburukannya;  
• delegasikan tugas yang tepat pada orang yang tepat, di saat yang juga tepat; 
• untuk mendapatkan hasil yang lebih baik, kita memerlukan jelasnya tujuan, fokus, semangat dan rasa tanggung jawab; dan, 
• memandang bahwa kehidupan dan waktu kini lebih praktis daripada masa lalu. 

Terima kasih telah menyimak BaRing kali ini, semoga manfaatnya bisa Anda rasakan juga. Sukses selalu. Sampai bertemu di BaRing selanjutnya.

Jangan lupa untuk melayangkan saran dan kritik Anda ke email kami di: ingat@baring.digital.