Seringkali, proyek berpotensi besar dibubarkan oleh manajemen, investor, dan para pejabat hanya karena mereka tidak memahami nilainya. Komunikasi dari ide yang rumit tidak hanya terjadi di perusahaan.

Banyak dari kita yang menolak ide baru dalam bisnis dan keseharian jika ada sedikit saja bagian yang sulit dimengerti. Peluang bisa hilang dan hal-hal buruk bisa terjadi jika pemilik ide tidak menjelaskan subjek mereka dengan bahasa yang mudah dimengerti.

Penting bagi bisnis untuk menjelaskan siapa mereka dan apa yang mereka lakukan secara jelas dan bermakna supaya bisa bertahan di masyarakat di mana banyak sekali gagasan-gagasan rumit. Demokrasi informasi sedang terjadi. Pekerjaan kita sebagai komunikator adalah membuat sebagian besar populasi kita menyadari perkembangan yang mengubah situasi ini.

Era digital adalah mengenai percampuran. Internet membuat kita bisa menyatukan orang-orang yang terpisah dan komunikator perlu menggunakan teknologi untuk membawa makna bagi mereka yang mencari informasi.

Bahasa tulis tidaklah hilang, tapi bertransformasi. Tulisan pada kertas sebagai sarana mengekspresikan ide masih menjadi bagian meski peralatan digital telah mengubah pemandangan komunikasi kita. Bagi beberapa orang hal ini dianggap kebebasan, namun bagi yang lainnya dianggap menakutkan.

Berikut beberapa fakta:

Revolusi digital mengubah segalanya dalam komunikasi. Kita tidak bisa lagi menjadikan dokumen kertas sebagai hasil akhir kita.

Revolusi digital juga tidak mengubah apapun dalam komunikasi. Keahlian komunikasi yang kuat, misalnya, masih menjadi bagian yang wajib. Ini sudah teruji oleh waktu.

Berikut ini adalah beberapa deskripsi singkat mengenai bagaimana internet mengubah gaya komunikasi kita. Multimedia membuka pintu lingkungan yang saling terhubung, menekankan pada daya tarik visual, keterbukaan dan kesegeraan.

Statis vs. Interaktif/dinamis. Kita tidak lagi puas dengan hanya membaca. Generasi digital tidak hanya ingin membaca sesuatu, tapi juga masuk ke dalam topiknya. Sarana multimedia yang baru memampukan dialog dua arah saat sedang memberi informasi.

Teks vs. Visual. Tidak ada yang ingin membaca teks terlalu banyak. Paragraf yang padat adalah seperti hukuman mati di dunia digital, di mana informasi semakin sering dikomunikasikan melalui sarana visual.

Linear vs. Nonlinear. Pengguna menjelajahi sendiri informasi yang paling mereka inginkan. Tidak bergantung pada penulis. Website memfasilitasi keinginan ini. Klik informasi yang Anda inginkan kapan Anda menginginkannya.

Entry-point tetap vs. Entry-point beragam. Pengguna masuk ke tampilan muka pada titik yang mereka pilih. Kita tidak lagi harus mulai dari pendahuluan, penjelasan panjang lebar sebelum sampai ke inti.

Padat vs. Ringan. Lupakan buku 700 halaman Anda; tidak akan ada yang membacanya. Singkat, mudah dipahami, dan langsung pada inti adalah yang disukai oleh generasi digital.

Broadcast vs. Dialog. Media sosial memampukan generasi digital untuk terlibat dalam sebuah percakapan atau debat. Aplikasi interaktif melibatkan pembaca dengan cara yang bisa dipilih sendiri oleh pembaca.

Tertutup vs. Transparan. Generasi digital sangat mempercayai transparansi, dan sayangnya bisa dimanfaatkan oleh orang jahat. Internet membuat orang sulit bersembunyi. Jujur dan terbukalah. Jangan tampil sebagai orang lain.

Agar pesan atau ide yang kita tawarkan bisa diterima dengan baik oleh audien kita, maka kita perlu mengenali audien kita dengan lebih baik terlebih dahulu. Lalu setelah itu kita menyesuaikan komunikasi kita ke mereka.

Beberapa orang pintar sangat hebat dalam menjelaskan ide-ide rumit kepada yang bukan ahlinya. Sedangkan lainnya tidak bisa. Ada beberapa alasan kenapa mereka sulit berkomunikasi dengan orang biasa.

• Mereka diajari berkomunikasi dengan sesama mereka, bukan audien yang lebih luas. Mungkin ini efektif untuk komunikasi antar rekan, tapi menjadi halangan saat mereka harus berkomunikasi di luar lingkaran profesi mereka.
• Mereka “kurang pergaulan”. Banyak profesional tenggelam dalam ilmu atau teknologi. Jam kerja yang panjang, bersosialisasi dan kadang hidup bersama dengan sesama mereka. Mereka sulit memahami kenapa yang di luar profesi mereka tidak menghargai hal yang sama.
• Terlalu sibuk. Para profesional memaksimalkan batasan mereka sehingga tidak punya waktu untuk menyesuaikan komunikasi mereka terhadap audien tertentu.
• Dikendalikan ego. Banyak spesialis, sadar atau tidak, menggunakan posisi mereka agar terlihat pintar. Sayangnya, berbicara atau menulis hanya karena ingin mengesankan orang lain seringkali mengorbankan pencapaian bermakna terhadap audiens Anda.
  
  

Meluangkan waktu untuk memikirkan audien Anda adalah hal yang penting sesederhana atau sekecil apapun pekerjaan Anda. Riset adalah dasar dari komunikasi yang baik. Anda tidak bisa membangun kampanye efektif tanpa sepenuhnya memahami siapa tujuan kampanye tersebut.

Studi riset bisa menghabiskan banyak biaya. Tapi ada beberapa pilihan yang cukup murah jika Anda bisa fleksibel .

Internet adalah sarana yang hebat untuk meneliti audien dan bisa menjadi langkah awal sebagai peneliti audien. WEB menyediakan banyak sekali informasi mengenai orang, profesional dan personal. Banyak yang menulis artikel atau blog yang bisa memberikan pengetahuan. Jadilah detektif dan cari tahu apa yang Anda butuhkan.

Media sosial adalah sarana yang baru tapi cukup berguna untuk meneliti audien. Komunikator suka media seperti Facebook, Twitter, LinkedIn dan lainnya karena memulai percakapan dengan media dan bisa membentuk hubungan. Tidak seperti media tradisional satu arah. Menciptakan dialog antar berbagai macam pihak bisa menjadi jalan untuk mengumpulkan informasi mengenai seseorang.

Sebagai komunikator, ada kalanya Anda diminta untuk menyampaikan ide seorang expert atau seseorang yang memiliki tujuan untuk memulai atau ekspansi bisnis. Untuk mempermudah pembahasan kita para expert atau orang-orang yang memiliki tujuan tertentu ini kita sebut sebagai subjek.

Orang-orang seperti ini umumnya punya kesulitan dalam menjelaskan pemikiran mereka ke orang lain. Karena itulah mereka membutuhkan komunikator.

Agar bisa membuat pemikiran subjek ini lebih mudah dimengerti oleh audiensnya, maka Anda perlu mempelajari subjek ini dengan sungguh-sungguh.

Anda perlu ingat untuk membagi pengetahuan Anda dengan hati-hati – jangan langsung memberikan semua yang Anda tahu. Menahan informasi dan tahu kapan memasukkan keahlian Anda adalah keunggulan komunikasi.

Ada banyak pengetahuan yang perlu kita perkaya sebelum kita berusaha menjelaskan materi yang rumit dengan penuh percaya diri. Seringkali, karena kesibukan, kita tidak punya waktu atau upaya mempelajari subjek yang baru. Hal itu bisa menghantui kita nantinya.

Tapi jika Anda bukan ahli dalam subjeknya, pertimbangkan beberapa langkah berikut sebelum berurusan dengan para spesialis dalam sebuah tugas:

1. Saat pertama dengan para ahli subjek sangat penting. Perkenalkan diri Anda sebagai ahli komunikasi yang akan membantu meningkatkan citra mereka. Tunjukkan bahwa Anda menghormati pekerjaan mereka ... pastikan mereka juga menghormati pekerjaan Anda.
2. Sampaikan kepada mereka akan pentingnya upaya komunikasi. Katakan bahwa non spesialis harus memahami pekerjaan mereka jika ingin lebih banyak pendanaan, persetujuan, atau memenuhi tujuan lainnya. Anda bekerja bersama mereka, bukan mengambil alih.
3. Jadilah transparan. Jangan mengakui hal yang tidak pernah Anda alami. Terangkan bahwa kurangnya pengetahuan Anda mengenai topik membuat Anda bisa melihat subjek mereka dengan lebih jelas. Anda tidak membawa prasangka dalam tugas ini. Tapi tunjukkan bahwa Anda punya pengalaman membantu klien menjelaskan hal yang sama rumitnya.
4. Utarakan apa harapan Anda terhadap mereka. Mereka harus sabar saat menjelaskan topik yang rumit dan harus menawari Anda kesempatan untuk mengulas lagi topiknya.
5. Buatlah catatan, dan jika memungkinkan rekam percakapan.
6. Jika ada hal-hal yang tidak Anda mengerti dari awal, mintalah mereka berhenti dan menjelaskannya lagi. Berterus teranglah akan keinginan Anda.
7. Saat Anda kembali ke kantor, lihat kembali dan lengkapi catatan Anda dengan hasil rekaman Anda.
8. Carilah secara online hal-hal yang belum dikatakan oleh mereka yang bekerja bersama Anda. Tapi jangan gunakan pengetahuan tersebut dalam produk Anda, tanpa persetujuan ahlinya.
9. Tulis konsep dan bahas bersama dengan ahli bidang tersebut. Kemudian tulis ulang sampai benar.

Tugas kita sebagai komunikator adalah membuat gagasan lebih bermakna dan lebih bisa dipahami audien kita. Hal itu berarti membuat idenya menjadi lebih sederhana, dan saat tertentu kita harus berusaha membuatnya lebih jelas. 

Komunikasi efektif adalah tentang mencapai audiens Anda yang memahami maksud Anda. Jangan memperumit jika bisa menyederhanakan.

Manusia secara alami terprogram untuk mencari makna sebelum detail. Memperkenalkan gagasan kunci di depan sangatlah penting sebelum memasukkan maksud tambahan. Pastikan Anda memberi konteks pada audien Anda – beri mereka alasan untuk peduli sehingga mereka memperhatikan dan terlibat di dalamnya.

Tidak ada cara yang paling ampuh dalam mematikan ide selain teks yang ditulis dengan buruk. Anda mungkin menemukan obat kanker atau energi alternatif, tapi jika Anda tidak bisa menyampaikan konsep Anda dengan jelas dan pintar Anda akan kesulitan mendapatkan kepercayaan atau dukungan orang.

Berhati-hatilah dengan tata-bahasa dan kesalahan kecil lainnya – hal tersebut bisa mengganggu penafsiran gagasan Anda. Jika Anda termasuk lemah dalam tata bahasa, selalu minta seseorang untuk memeriksa pekerjaan Anda sebelum mulai digunakan.

Untuk bisa menciptakan komunikasi yang efektif kita perlu memahami petunjuk-petunjuk komunikasi itu sendiri. Untuk super komunikator, ada beberapa petunjuk yang bisa Anda lakukan.

1. Gunakan kata-kata sulit sesedikit mungkin. Membuang kata sulit adalah pilihan subjektif. Riset menunjukkan orang yang memiliki kosakata yang kuat lebih berhasil dalam dunia bisnis, kita juga tahu bahwa orang yang menggunakan kata-kata yang sulit akan mempersulit komunikasinya. 
2. Anti jargon. Ketika Anda menggunakan jargon, kata-kata khusus atau ungkapan khusus profesi atau kelompok tertentu, Anda menciptakan tembok antara diri Anda dan audiens Anda. Dalam banyak situasi, Anda bisa menggantikan jargon dan semacamnya dengan kata yang lebih umum.
3. Akronim: aturan resmi dalam gaya penulisan mengatakan bahwa Anda menerangkan akronim saat pertama kali muncul. Misal, Anda bisa menulis “OS (Operating System)” awalnya, selanjutnya Anda cukup menulis “OS”.
4. Kalimat, paragraf, bab yang lebih pendek. Kalimat dan paragraf yang panjang mungkin membuat Anda terlihat lebih berpendidikan dan modern, tapi seperti halnya kata-kata sulit, akan menciptakan penghalang untuk pembaca.
5. Kembangkan konten yang bersesuaian dengan budaya audien Anda. Anda tidak perlu bepergian ribuan mil untuk mengalami perbedaan budaya. Hal itu bisa terjadi di sekitar Anda. Hal itu bisa menjadi faktor ketika berbicara dengan orang-orang dengan cara pandang yang sangat beragam.
6. Bebas kesalahan. Kesalahan bisa menghancurkan kredibilitas Anda tidak peduli seberapa pintarnya Anda. Gunakan program spell and grammar check, tapi perhatikan juga permasalahan lain yang tidak bisa diatasi oleh komputer Anda. Rekan kerja Anda mungkin bisa membantu Anda “membersihkan” kekacauan Anda.

Tidak ada yang benar-benar peduli terhadap perusahaan ataupun permasalahannya kecuali orang yang berhubungan dengannya. Konsumen tidak bersimpati dengan logistik atau tantangan operasional; konsumen hanya peduli dengan apa yang mempengaruhi mereka.

Jadi untuk menjelaskan apapun kepada audien, pertama Anda harus mendapatkan perhatian mereka. Pancing mereka dengan hal-hal emosional, cerita yang bagus, atau janji untuk masa depan yang lebih baik. Pastikan Anda memulai presentasi atau dokumen Anda dengan permasalahan yang relevan dengan konsumen Anda.

Kadang-kadang konten yang perlu kita jelaskan memerlukan usaha lebih. Jika Anda berusaha mengajari proses teknis atau perlu masuk ke detail dari permasalahan yang kompleks, maka ada dua cara yang bisa saya bagi kepada Anda.

Pertama adalah, bata-per-bata, atau bertingkat. Kita mengajukan satu ide sederhana kemudian sedikit menambahkan ide lainnya, sehingga memberi kesempatan kepada audien untuk menyerap materi yang baru. Sedikit demi sedikit kita terus menambahkan ide yang semakin sulit.

Setiap langkah adalah potongan pengetahuan yang berguna untuk memahami topik yang lebih besar. Biarkan pembaca atau audiens Anda melangkah sedikit demi sedikit. Biarkan mereka memahami subjek yang sudah akrab dan kemudian menambahkan dengan yang sedikit lebih rumit. Bangun jalan menuju pemahaman.

Yang lainnya adalah analogi. Sangat berguna jika audien tidak memiliki dasar apapun mengenai topik yang akan Anda jelaskan. Kita menjelaskan topik dengan cara membandingkan dengan konteks yang dikenal oleh audien.

Otak manusia, ketika berusaha memahami sesuatu yang baru berusaha keras untuk mencari konteks yang sudah diketahuinya dari pengalaman masa lalu untuk memproses input baru tersebut. Jangan meremehkan kekuatan perbandingan saat berusaha menjelaskan konsep baru terhadap audiens Anda.

Frank J. Pietrucha, adalah presiden dari Definitive Communication, yang memiliki pengalaman lebih dari 25 tahun membantu pemula, perusahaan besar, dan lembaga pemerintahan untuk membuat topik yang sulit menjadi lebih mudah disampaikan atau diterima. Dia tinggal di Washington.

Akhirnya Dimas pun mendapatkan banyak insight dan bisa menuntaskan masalahnya. Ada beberapa poin penting yang ia catat dan terapkan di pekerjaanya:

1. Banyak orang gagal mendapatkan atau melihat peluang dikarenakan cara berkomunikasi yang kurang tepat sehingga orang tidak melihat nilai dari gagasan yang ditunjukkan.
2. Digital mengubah komunikasi terutama dalam menggunakan multimedia yang mempermudah komunikasi tetapi komunikasi juga tetap membutuhkan cara penyampaian yang ringkas dan mudah dipahami yang mana keterampilan ini sudah ada sejak dulu dan masih terus dibutuhkan sampai sekarang.
3. Agar pesan yang disampaikan bisa diterima 100% maka sebagai komunikator kita harus sangat mengenal dan menyesuaikan gaya komunikasi dengan audien.
4. Tugas kita sebagai komunikator adalah membuat gagasan lebih bermakna dan lebih bisa dipahami audien. Ini berarti kita perlu membuat idenya menjadi lebih sederhana dan mudah dipahami. 
5. Untuk membuat sesuatu yang rumit dan sulit menjadi lebih sederhana dan mudah dipahami, kita bisa menggunakan cara bata-per-bata atau bertingkat dan analogi dalam presentasi ke orang lain.
   
   

Terima kasih telah mengikuti perjalanan Dimas, semoga Anda menikmati & mendapatkan manfaat dari DeRing ini. Sampai jumpa di BaRing berikutnya. Sukses selalu.

Jika ada masukan dan ide untuk Baring.digital, silakan email ke Ingat@baring.digital.