Secara garis besar buku ini membahas bagaimana fokus menjadi kunci utama untuk meningkatkan produktivitas dan mencapai goal. 

Ya, ini karena menurut penulis buku ini, tantangan utama yang dihadapi orang-orang zaman sekarang dalam mengeksekusi rencana mereka atau dalam melakukan proses yang dibutuhkan untuk mencapai goal adalah distraksi. Tidak mengherankan, karena di zaman sekarang distraksi ada di mana-mana, mulai dari gadget, internet, media sosial, video, musik, chatting, telepon, dan masih banyak lagi.

Kalau kita bisa mengarahkan fokus kita pada hal-hal yang tepat, yang mengantarkan kita pada goal kita, dan kita bisa mempertahankan fokus itu dalam waktu yang lama, maka kesempatan kita untuk bisa mencapai goal kita jauh lebih besar. Karena, fokus yang tepat akan mengantarkan diri kita selangkah demi selangkah mencapai goal tersebut. 

Masalahnya adalah, mengerahkan fokus pada hal yang tepat juga tidak mudah karena terkadang kita juga tidak tahu apa saja hal yang tepat itu. Banyak orang yang berpikir bahwa melakukan A sangat penting untuk bisa mencapai goalnya. Tapi ternyata melakukan A tidak terlalu diperlukan alias tidak banyak berperan dalam mencapai goal.

Sebagai contoh, seorang content creator mungkin akan berpikir bahwa faktor utama agar kontennya ditonton orang adalah kualitas video sehingga dia sibuk memperbaiki kualitas video dan mempercantik tampilan videonya, sampai-sampai tidak banyak waktu untuk meningkatkan kualitas konten itu sendiri. Ini adalah contoh bagaimana seseorang mengerahkan fokus pada hal yang tidak tepat. Dan, ini sangat mempengaruhi hasil akhirnya.

Masalah yang kedua adalah, untuk mengerahkan & mempertahankan fokus bukanlah hal yang mudah. Penyebabnya, karena distraksi yang tadi sudah dibahas. 

Nah tujuan buku ini tak lain adalah untuk memberikan pemahaman kepada kita bagaimana agar kita bisa mengerahkan fokus pada hal yang tepat, yang bisa mengantarkan kita pada goal kita, dan bagaimana agar kita bisa mempertahankan fokus tersebut dengan konsisten sampai goal kita benar-benar terwujud.

Penulis buku ini menyebutkan adanya beberapa penyebab yang membuat seseorang susah fokus. Beberapa di antaranya adalah time pattern alias pola waktu, stres, information overload alias kelebihan informasi, distraksi seperti gadget, chatting, dst, dan juga gangguan dari orang lain. 

Dalam Ring ini, mari kita bahas 3 di antaranya yakni time pattern, stres, dan information overload. Karena, 3 hal inilah yang masih banyak orang yang belum memahaminya. Sedangkan gangguan berupa distraksi (telepon, gadget, internet, dst)  dan orang lain, tentu kita semua sudah memahaminya bagaimana distraksi-distraksi itu bisa mengganggu fokus kita. Oleh karenanya, tidak perlu dijabarkan lagi. 

Time Pattern

Nah sekarang, mari kita mulai dari time pattern. Time pattern adalah bagaimana kebiasaan seseorang dalam menggunakan waktunya. Sebagai contoh, ada orang yang cenderung mengerjakan tugas yang mudah dulu baru kemudian mengerjakan tugas yang sulit. Ada juga orang yang cenderung mengerjakan tugas yang sulit dulu baru setelahnya mengerjakan tugas yang lebih mudah. 

Nah ada pola waktu yang memudahkan kita untuk fokus dan mencapai goal, ada juga pola waktu yang justru membuat kita sulit fokus dan mencapai goal. Dan celakanya, banyak orang yang tidak menyadari mana yang mendukung dan mana yang menghambat, sehingga mereka terus mengulang-ulang pola waktu mereka meskipun pola tersebut mempersulit fokus mereka. 

Beberapa pola waktu yang membuat kita sulit fokus di antaranya adalah:

• Mengerjakan tugas yang tidak penting terlebih dulu
• Mengerjakan tugas yang mendesak dibanding tugas yang penting

Kenapa mengerjakan tugas yang tidak penting terlebih dulu bisa membuat kita sulit fokus adalah karena hal ini menyebabkan saat kita melakukan tugas yang penting, energi kita sudah habis sehingga sulit untuk mengerahkan fokus kita.

Demikian juga mengerjakan tugas yang mendesak alih-alih mengerjakan tugas yang penting. Hal ini akan membuat energi kita habis saat mengerjakan tugas yang penting. Padahal, kalau kita mengerjakan tugas yang penting lebih dulu kemungkinan kita tidak akan bertemu dengan tugas urgent. 

Karena biasanya, tugas urgent muncul karena kita tidak melakukan tugas yang penting. Contoh, kalau Anda tidak rutin mengganti oli kendaraan Anda, maka kendaraan Anda akan sering rusak. Hal ini memunculkan tugas urgent untuk membawanya ke bengkel.

Information overload

Information overload alias kelebihan informasi merupakan hal yang sangat umum di zaman sekarang. Bagaimana tidak? Hari ini, informasi mengalir sangat cepat dan bertebaran di mana-mana. 

Sekali kita mengetik sebuah kata kunci di mesin pencari, ribuan informasi mengenai kata kunci tersebut muncul. Ini membuat kita bingung mau mengkonsumsi informasi yang mana. Akibatnya, kita malah sibuk memilih mana informasi yang mau dibaca. Atau, kalaupun kita membacanya satu per satu, maka kita akan bingung yang mana yang bisa dipercaya dan diterapkan dan yang mana yang tidak. Terlalu banyak informasi yang dikonsumsi juga berarti terlalu banyak ide. Ini akan membuat otak kita bingung, yang pada akhirnya membuat kita susah fokus.

Stres

Kenapa stres bisa membuat kita sulit fokus dan konsentrasi adalah karena stres dapat membuat amigdala aktif dan membajak otak kita, sehingga kita sangat sulit berkonsentrasi dan berpikir. 

Amigdala adalah bagian otak yang akan aktif dan membangkitkan respons “fight or flight” alias “menyerang atau berlari” saat kita menjumpai sesuatu yang dianggap mengancam, termasuk tekanan yang membuat kita stres.

Tapi, karena di zaman modern kita tidak mungkin menghadapi tekanan dengan “menyerang atau berlari”, maka bentuk respons-nya berganti ke hal lain seperti otak menjadi nge-blank dan susah konsentrasi. 

Dalam buku ini, penulisnya menggunakan Prinsip Pareto untuk menjelaskan bahwa dalam pekerjaan dan kehidupan pribadi, kecenderungan yang terjadi adalah, dari semua tugas/aktivitas yang kita lakukan, 20% nya menghasilkan 80% hasil, dan 80% nya hanya menghasilkan 20% hasil.

Sebagai contoh, dalam 8 jam kerja, kita melakukan berbagai tugas mulai dari menjawab email, menerima telepon, melakukan riset, mengeksekusi rencana, meeting, dst. Tapi, yang berpengaruh besar dalam menghasilkan output hanyalah riset dan eksekusi rencana.

Nah, karena kecenderungan yang sering terjadi adalah seperti itu (dari seluruh aktivitas, 20% nya menghasilkan 80% output dan 80% nya menghasilkan 20% output), maka Anda perlu mengenali tugas apa saja yang kira-kira akan menghasilkan 80% output dan kerahkan fokus Anda pada tugas-tugas itu.

Caranya bagaimana? 

Tuliskan semua aktivitas yang Anda lakukan saat bekerja. Apapun itu tuliskan dalam sebuah list. Kemudian, beri nilai kira-kira berapa persen aktivitas tersebut berperan dalam mengantarkan Anda mencapai goal Anda.

Setelah ditulis semua, sekarang garis-bawahi 3 aktivitas yang menurut Anda paling berperan dalam mengantarkan Anda mencapai goal. Tiga aktivitas inilah yang harus Anda prioritaskan. 

Catatan: Untuk menilai seberapa besar peran sebuah aktivitas pada goal Anda memanglah tidak mudah. Anda perlu memikirkannya baik-baik dan mempertimbangkannya satu per satu.

Berikut ini langkah-langkah sistematis untuk meningkatkan fokus & produktivitas menurut buku ini. 

1. Tentukan tugas-tugas yang paling prioritas, yakni yang paling berperan menghasilkan output atau yang paling berperan dalam mengantarkan Anda mencapai goal Anda. Fokuslah pada aktivitas-aktivitas ini dan prioritaskan untuk dikerjakan lebih dulu sebelum yang lain. 
2. Tentukan apa goal Anda. Misal, mendapatkan omset 3 milyar dalam satu bulan. Kemudian, rinci dan petakan rencana/langkah-langkah untuk mencapai goal itu. Misalnya, per hari harus mendapatkan 100 customer baru.
3. Kenali pola waktu Anda dan teliti apakah pola tersebut membantu Anda fokus & meningkatkan produktivitas Anda atau tidak. Kalau mendukung produktivitas Anda, lanjutkan untuk menerapkan pola tersebut. Tapi, kalau tidak mendukung, ganti dengan pola yang lebih mendukung.
4. Lakukan langkah-langkah yang sudah terbukti bisa mengantarkan Anda mencapai goal Anda. Misal, bulan lalu Anda memiliki gol yang tak jauh berbeda dengan bulan ini. Dan, bulan lalu, goal itu tercapai berkat langkah-langkah yang Anda lakukan. Maka, di bulan ini, Anda masih bisa menggunakan langkah-langkah tersebut untuk mencapai goal Anda.
5. Lakukan strategi “Alter Ego”. Alter ego adalah karakter atau kepribadian yang lain dalam diri Anda. Anda bisa mengembangkan alter ego yang berbeda-beda untuk menyelesaikan tugas yang berbeda-beda.
   
   Jadi misalnya, Anda seorang penulis dan tugas-tugas prioritas Anda antara lain riset pasar (untuk mengetahui siapa audiens Anda, apa ketertarikan mereka, dst, dan siapa pesaing Anda), membuat rencana tulisan yang seperti apa yang akan Anda tulis, dan mengeksekusi rencana Anda (menulis). Maka, Anda perlu mengembangkan alter ego yang cocok untuk mengerjakan masing-masing tugas tersebut.
   
   Misal, untuk melakukan riset dibutuhkan karakter teliti. Maka kembangkan alter ego “si teliti”. Untuk membuat rencana, dibutuhkan karakter yang berpikir komprehensif/holistik, maka kembangkan alter ego “si pemikir holistik”, dst.
6. Atasi information overload. Carilah hanya informasi yang berkaitan dengan pekerjaan Anda. Pastikan informasi-informasi tersebut dapat dipercaya. Dan, pilih hanya dari satu sumber untuk satu informasi. Misal, di internet banyak sekali artikel yang membahas tentang produktivitas. Cukup pilih satu yang paling lengkap dan paling bisa dipercaya kebenarannya.

JURGEN WOLFF, Seorang penulis, dosen, dan konsultan. Bukunya antara lain Your Writing Coach (Nicholas Brealey) dan Do Something Different (Virgin Books). Spesialisasinya adalah mengembangkan pendekatan otak kanan yang inovatif terhadap kreativitas, produktivitas dan pemasaran.

Akhirnya, Paul berhasil menemukan insight dalam buku “Focus: Your Key to More Productivity at Work.” Beberapa di antaranya adalah: 

1. Beberapa penyebab seseorang susah fokus adalah time pattern yang tidak mendukung, stres, dan information overload.
2. Time pattern adalah kebiasaan kita dalam menggunakan dan mengalokasikan waktu. Contohnya, ada orang yang waktunya sibuk digunakan untuk melakukan hal-hal urgent, ada juga orang yang waktunya sibuk digunakan untuk melakukan hal-hal yang penting.
3. Information overload atau kelebihan informasi adalah kondisi dimana otak kita kelebihan informasi sampai bingung harus menggunakan/menerapkan informasi yang mana, yang pada akhirnya malah membuat kita susah fokus & konsentrasi. 
4. Kenapa stres bisa membuat kita sulit fokus dan konsentrasi adalah karena stres dapat membuat amigdala aktif dan membajak otak kita.
5. Untuk menentukan mana tugas yang prioritas dari yang tidak prioritas, tulis semua tugas yang Anda lakukan dalam pekerjaan Anda. Lalu beri nilai masing-masing tugas tersebut, kira-kira berapa % perannya dalam mengantarkan Anda mencapai goal Anda. Tugas yang persentasenya paling besar adalah tugas yang harus Anda prioritaskan.
6. Beberapa langkah untuk meningkatkan fokus & produktivitas kerja antara lain: tentukan tugas yang paling prioritas, tentukan goal Anda, terapkan time pattern yang mendukung pencapaian goal Anda, lakukan strategi “Alter Ego”, dan atasi information overload Anda. 

Terima kasih telah menemani perjalanan Paul, semoga Anda menikmati & mendapatkan manfaat dari DeRing ini.

Sampai bertemu di Baring selanjutnya. Jika ada masukan dan ide untuk Baring.Digital, silakan email kami di ingat@baring.digital

Sukses selalu untuk Anda.