The Myth of Multitasking: How "Doing It All" Gets Nothing Done
Dave Crenshaw
Teks tersedia
Audio tersedia
-
Plot
-
Ring 1
-
ring 2
-
ring 3
-
ring 4
-
ring 5
-
ring 6
-
ring 7
-
Kesimpulan
-
Full Dering
Sebagai pemilik bisnis, Yulia harus berpikir keras bagaimana agar bisnisnya bisa berkembang dan mendapatkan keuntungan setiap bulannya. Karena ini pertama kalinya ia merintis bisnis, maka Yulia harus mengerjakan banyak hal di bisnisnya.
Pulang malam dan masih tetap kerja sesampai di rumah sudah menjadi rutinitas yang tidak bisa Yulia hindari. Yulia memiliki tim yang hebat dan solid. Tapi tetap saja Yulia harus mengerjakan banyak hal. Ini sudah menjadi tanggung jawabnya sebagai pemilik bisnis.
Masalahnya, Yulia sering sekali melakukan kesalahan kecil. Setelah ia mencari tahu mengapa hal ini bisa terus terjadi, ia menyadari kalau cara kerjanya salah. Ia bekerja dengan cara multitasking. Ia berharap bisa menyelesaikan beberapa hal dalam satu waktu. Jadi akan menghemat waktunya untuk mengerjakan pekerjaan yang lainnya.
Sampai ia sadar kalau cara itu tidak tepat baginya. Ia pun mengubah cara kerjanya. Tapi ia merasa cara barunya ini masih kurang efektif. Di mana masih ada banyak pekerjaan yang harus ia selesaikan.
Karena merasa belum menemukan cara yang paling tepat, ia pun memutuskan untuk pergi ke toko buku. Ia merasa masalahnya ini sudah dialami banyak orang dan pasti ada orang yang telah menemukan cara untuk mengatasinya. Ia pun mencari-cari buku yang bisa membantu dirinya menjadi produktif.
Setelah banyak menyeleksi buku, akhirnya ia menemukan buku The Myth of Multitasking: How "Doing It All" Gets Nothing Done karya Dave Crenshaw. Judul buku ini membuat ia tersadar kalau inilah cara kerja yang ia lakukan selama ini dan justru membuat ia sulit produktif.
Setelah membaca sekilas, ia semakin yakin kalau buku inilah yang ia butuhkan saat ini untuk mengatasi masalahnya.
Penasaran pencerahan apa saja yang Yulia dapatkan dari buku ini? Mari kita simak kisahnya di Ring berikut ini:
Ring 1 - Mengapa multitasking tidak membuat saya merasa produktif?
Siapa yang tidak ingin produktif dalam pekerjaannya? Tentu semua orang ingin menjadi produktif. Terlepas apapun jabatannya. Selain bisa menyelesaikan tugas yang harus diselesaikan hari ini, perasaan puas dan rasa mampu menjadi hadiah yang sangat berharga. Dan perasaan ini memberikan semangat juang yang lebih besar untuk kembali melakukan pekerjaanya esok hari.
Lalu cara seperti apa yang digunakan kebanyakan orang untuk mencapai yang namanya produktif ini?
Pandangan umum produktif didefinisikan sebagai kemampuan menyelesaikan banyak hal. Dengan pemikiran ini, tidak jarang kita temukan banyak dari mereka yang bekerja melakukan yang namanya multitasking. Multitasking adalah kemampuan menyelesaikan beberapa tugas dalam satu waktu.
Kalau mengacu pada definisi produktivitas di atas, maka multitasking adalah salah satu cara terbaik untuk mencapainya. Karena seseorang pasti bisa menyelesaikan banyak pekerjaan. Masalah muncul saat seseorang sudah melakukan multitasking tapi masih merasa mereka belum produktif hari itu. Apakah Anda pernah mengalaminya?
Ada beberapa alasan mengapa meskipun melakukan multitasking tetap membuat seseorang tidak merasa produktif.
Pertama, adanya banyak list pekerjaan yang harus diselesaikan dan pada hari itu list itu tidak semuanya terselesaikan. Dengan begini akan muncul rasa bersalah karena tidak bisa menuntaskan semua pekerjaan yang sudah di list.
Kedua, adanya tugas yang tiba-tiba harus diselesaikan. Apakah itu dari atasan langsung atau deadline yang tiba-tiba muncul dan harus segera diselesaikan. Tentu ini membuat kita harus menyusun ulang prioritas kerja.
Akibatnya secara tidak langsung kita akan mengabaikan tugas yang lain (kembali ke poin pertama) atau kita harus lembur agar tugas tersebut selesai. Lembur memang tidak bisa dihindari. Jika hal seperti ini secara terus menerus terjadi maka akan mempengaruhi kondisi emosi dan aspek kehidupan yang lainnya seperti keluarga dan kesehatan.
Ring 2 - Bagaimana multitasking berdampak negatif terhadap pekerjaan dan bisnis saya?
Multitasking tidak bisa dijadikan sebagai alat untuk mencapai produktivitas. Multitasking hanyalah mitos. Bisa menyelesaikan beberapa pekerjaan dalam satu waktu memang terkesan hebat dan luar biasa karena dirasa bisa menghemat waktu. Tapi dalam kenyataannya, multitasking justru menghambat seseorang mencapai produktivitas terbaiknya. Justru multitasking berpotensi besar menambah beban stres seseorang.
Bagaimana tidak?
Multitasking membagi fokus perhatian dalam menyelesaikan satu tugas. Dengan terbaginya perhatian maka rentan bagi seseorang untuk melakukan kesalahan. Bisa Anda bayangkan apa yang terjadi jika Anda membuat kesalahan saat bekerja. Misalnya salah menuliskan angka di proposal untuk mendapatkan tender baru. Bisa-bisa proposal langsung ditolak dan peluang mendapatkan projek baru gagal hanya karena kesalahan kecil.
Mitos multitasking ini telah meresap ke dalam setiap aspek kehidupan kita, tidak hanya dalam hal bagaimana kita berkomunikasi tetapi juga cara kita bekerja dan menjalani hidup kita sehari-hari.
Besar kemungkinan multitasking bisa menjadi masalah yang lebih besar dari perkiraan Anda. Tidak hanya membelah waktu kita menjadi fokus bias yang tidak membantu, lebih parah lagi bisa bersifat kontraproduktif.
Jadi sangat perlu diperhatikan untuk tidak melakukan multitasking terutama dalam menjalankan pekerjaan dan bisnis Anda, terutama pada pekerjaan-pekerjaan yang memiliki bobot nilai tinggi dan dampak yang besar. Tidak jarang kesalahan kecil di bisnis bisa sangat berdampak pada kelangsungan bisnis itu sendiri.
Ring 3 - Apakah multitasking itu benar-benar nyata?
Di era saat ini, kita memiliki lebih banyak cara daripada sebelumnya untuk terhubung dan berkomunikasi satu sama lain. Akibatnya ada banyak sekali pekerjaan yang menuntut untuk diselesaikan sekaligus. Bahkan saat satu tugas selesai sudah ada tugas lain yang harus diselesaikan saat itu juga.
Sebenarnya tidak ada yang namanya multitasking, yang ada adalah switchtasking. Multitasking adalah cara yang tidak efisien. Meskipun otak manusia berkinerja sangat mengesankan, tapi otak tidak berkinerja baik saat Anda mencoba fokus pada lebih dari satu hal pada satu waktu.
Ada banyak penelitian yang mendukung hal di atas, termasuk dari Universitas Vanderbilt. Periset tidak dapat menemukan satupun bukti neurologis yang menunjukkan bahwa otak manusia mampu melakukan lebih dari satu tugas sekaligus. Ini berlaku untuk pria dan wanita. Di mana kita cukup sering mendengar kalau wanita bisa melakukan multitasking lebih baik daripada pria.
Apa yang otak bisa lakukan adalah beralih bergantian, dari satu tugas ke tugas lainnya dengan cukup cepat untuk memberi kesan bahwa itu multitasking.
Ada dua jenis switchtasking yang berbeda: switch aktif atau switch pasif.
Switch aktif terjadi pada situasi yang Anda buat sendiri, seperti memutuskan untuk memeriksa e-mail saat berbicara dengan seseorang di telepon. Ini adalah switch yang Anda buat secara aktif.
Switch pasif terjadi dalam situasi yang pemicunya oleh sesuatu atau orang lain. Contoh, ketika Anda menghadapi batas waktu, dan di tengah menyiapkan dokumen, rekan kerja mampir dan mulai berbicara dengan Anda. Anda terpaksa mengalihkan perhatian Anda di antara dokumen dan rekan kerja Anda.
Ring 4 - Lalu apa yang harus saya lakukan agar bisa lebih produktif tanpa melakukan multitasking maupun switchtasking?
Dave Crenshaw, pernah didiagnosa mengalami attention deficit hyperactivity disorder. Meskipun mengidap masalah serius dalam berkonsentrasi ini. Menurut Cathy Allred di Daily Herald of Utah, Crenshaw mampu memanfaatkan kekacauannya ini melalui pilihan karirnya sebagai pelatih bisnis. Telah membantu orang lain mengelola waktu dengan baik dengan buku, pembinaan dan self-help yang berhubungan dengan manajemen waktu dan produktivitas.
BBC News menggambarkan Crenshaw sebagai pakar multitasking. Crenshaw mengatakan cara paling baik menjadi produktif adalah dengan tidak melakukan banyak tugas sekaligus atau multitasking. Cukup dengan melakukan satu hal dalam satu waktu atau monotasking.
Lalu kenapa harus melakukan monotasking, bukan multitasking? Itu karena pikiran kita tidak tercipta untuk membagi fokus. Jika Anda ingin pekerjaan berkualitas dilakukan dengan cara yang efisien dan tepat waktu, Anda perlu menyelesaikannya satu per satu.
Crenshaw juga digambarkan oleh Mark Lewis di Forbes sebagai konsultan produktivitas. Crenshaw berpendapat para multitaskers menganggap mereka melakukan dua atau lebih banyak hal secara bersamaan. Padahal sebenarnya perhatian mereka beralih dengan cepat bolak-balik antara satu tugas ke tugas yang lainnya.
Masalahnya saat kembali ke pekerjaan awal, pikiran membutuhkan jeda waktu agar bisa masuk ke level fokus sebelumnya. Artinya tidak serta merta saat kita beralih ke pekerjaan lain, fokus perhatian kita bisa langsung di level yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Ring 5 - Dengan pemahaman di atas, bagaimana caranya agar saya bisa menjadi lebih produktif lagi?
Jika Anda seorang pemilik bisnis atau CEO, yang bisa Anda lakukan untuk lebih produktif adalah dengan mengurangi dan meminimalkan gangguan. Bagaimana caranya?
Anda bisa membuat jadwal untuk karyawan atau rekan kerja Anda, kapan mereka bisa menyita waktu dan perhatian Anda. Alasan paling umum bagi seseorang untuk mengetuk pintu Anda adalah mereka tidak tahu kapan mereka bisa mendapatkan perhatian dan waktu.
Dengan menetapkan jadwal pertemuan berulang dengan rekan kerja yang paling membutuhkan akan membuat mereka menyimpan pertanyaan mereka sampai pertemuan terjadwal berikutnya. Dengan demikian Anda akan mendapatkan waktu yang tenang untuk fokus pada pekerjaan Anda.
Hal yang sama juga bisa diberlakukan kepada kolega bisnis Anda. Meskipun ini terkesan kasar terutama untuk kolega bisnis, Anda perlu tetap mengedukasi mereka. Ini perlu. Bukan hanya untuk Anda sendiri. Bahkan bagi kolega bisnis Anda juga. Saat mengetahui jadwal Anda, mereka akan tahu kapan waktu terbaik untuk menyita perhatian Anda.
Demikian juga untuk menangani panggilan telepon yang menjengkelkan: meninggalkan pesan di voice mail Anda yang memberitahu penelepon saat kapan mereka dapat menghubungi Anda akan menghindari Anda dari switchtasking.
Ring 6 - Apakah untuk menjadi produktif cukup hanya melakukan poin sebelumnya?
Ketahuilah hal yang benar-benar Anda ingin capai di sini adalah menjadi produktif. Agar bisa menjadi produktif tentu hal pertama yang harus Anda lakukan adalah berhenti melakukan switchtasking menjadi monotasking. Selanjutnya, Anda mengurangi dan meminimalisir gangguan dengan cara membuat jadwal kapan Anda bisa diajak berdiskusi.
Poin selanjutnya dengan membuat jadwal mingguan. Ini adalah aktivitas yang ingin Anda lakukan satu minggu ke depan. Hal ini tidak terbatas hanya dalam pekerjaan saja. Ini juga termasuk dalam aspek kehidupan Anda yang lain.
Dengan menyusun jadwal mingguan, Anda akan menemukan aspek kehidupan apa saja yang perlu Anda beri perhatian lebih selain pekerjaan Anda. Hal yang paling menarik di bagian ini adalah, Anda akan menemukan kegiatan dan aktivitas yang benar-benar membuang waktu Anda. Jika Anda berhasil menemukan ini, maka akan mendapatkan waktu extra untuk melakukan hal lain yang lebih penting.
Apa yang Anda lakukan di sini adalah menganggarkan waktu Anda. Dengan Anda menganggarkan waktu maka Anda bisa mengontrol jadwal dan memprioritaskan apa yang paling penting bagi Anda.
Untuk bisa mendapatkan manfaat besar di poin ini, pertama-tama Anda perlu jujur pada diri sendiri bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Selanjutnya Anda tuliskan aktivitas yang ingin Anda lakukan pada list jadwal Anda.
Di sini Anda bisa memecah kegiatan apa saja yang ingin Anda lakukan setiap harinya. Jadi dalam waktu satu minggu kedepan, Anda akan jelas apa saja yang akan Anda lakukan setiap harinya.
Selanjutnya Anda perlu menganggarkan berapa lama Anda akan melakukan aktivitas tersebut. Memiliki kejelasan waktu menyelesaikan satu tugas atau aktivitas tertentu sangatlah penting. Ini akan membantu Anda dalam mengatur tempo dalam melakukan satu tugas tertentu. Selain itu Anda nantinya bisa benar-benar menikmati momen saat melakukan tugas tersebut.
Ring 7 - Bagaimana membuat tim saya melakukan hal yang saya juga lakukan untuk menjadi produktif?
Sebagai pemilik bisnis dan CEO, tentu Anda menginginkan semua karyawan Anda juga produktif dalam bekerja. Agar bisa mencapai hal tersebut maka setiap karyawan harus berhenti melakukan switchtasing dan beralih melakukan pekerjaan mereka satu per satu dalam satu waktu.
Hal termudah untuk memberi tahu mereka adalah mengadakan rapat dan meminta mereka melakukan seperti yang Anda inginkan. Tapi ini adalah cara paling buruk untuk mendorong seseorang untuk mengubah kebiasaannya.
Selain multitasking sudah menjadi sebuah kebenaran umum, mengubah kebiasaan harus dilihat sebagai sebuah proses. Cara yang paling efektif adalah dengan memberikan contoh dan membiarkan karyawan Anda melihat secara langsung bagaimana switchtasking mempengaruhi cara kerja mereka.
Dengan melihat dan mengalami langsung akan memberikan mereka pembelajaran berharga. Mengetahui bahwa melakukan monotasking jauh lebih berdampak pada penyelesaian pekerjaan mereka akan lebih mendorong mereka melakukannya lagi. Cepat atau lambat akan menjadikan monotasking menjadi sebuah kebiasaan baru bagi karyawan Anda.
Sebagai Pemilik bisnis dan CEO, membuat personal sistem Anda dan membiarkan karyawan Anda bisa melihatnya akan mempengaruhi cara berpikir mereka. Dengan melihat cara kerja Anda yang lebih baik, mereka juga akan mengadopsinya untuk bisa mengikuti ritme kerja Anda. Jadi daripada memaksa perubahan terjadi, lebih baik Anda memberikan contoh dan biarkan karyawan meniru Anda.
Dave Crenshaw mengembangkan kepemimpinan produktif di perusahaan Fortune 500, universitas, dan organisasi di berbagai ukuran. Dia telah muncul di majalah Time, USA Today, FastCompany, dan BBC News. Kursusnya di LinkedIn Learning telah dilihat puluhan juta kali.
Lima bukunya telah diterbitkan dalam delapan bahasa, yang paling populer adalah The Myth of Multitasking - buku terlaris tentang manajemen waktu. Sebagai seorang penulis, pembicara, dan instruktur online, Dave telah mengubah kehidupan dan karier ratusan ribu orang di seluruh dunia.
Jika Anda ingin mengenal beliau lebih lanjut, Anda bisa mengunjungi websitenya di DaveCrenshaw.com
Begitulah Yulia menemukan cara bagaimana mengatasi masalah ketidakefektifan kerjanya. Inilah beberapa poin-poin penting yang ia catat dan terapkan dalam kehidupannya.
- Menyelesaikan pekerjaan dengan multitasking tidak membuat seseorang bisa mencapai produktivitas.
- Multitasking berdampak buruk pada cara dan hasil kerja. Karena saat melakukan multitasking seseorang rentan melakukan kesalahan karena fokus yang terpecah.
- Solusi untuk mengatasi multitasking adalah monotasking, menyelesaikan satu pekerjaan dalam satu waktu.
- Agar bisa produktif maka yang perlu dilakukan adalah monotasking, kemudian memperkecil adanya gangguan dengan membuat jadwal kapan waktu orang lain bisa menyita waktu Anda. Selanjutnya membuat jadwal mingguan dan harian, akan apa saja hal dan pekerjaan yang ingin diselesaikan dalam hari ini atau minggu ini. Jadwal kegiatan ini tidak terbatas pada pekerjaan tapi untuk aspek kehidupan yang lain juga.
- Berikan contoh bagaimana monotasking bisa membantu Anda meningkatkan produktivitas kerja Anda. Bukan meminta atau memaksa mereka untuk mengikuti cara kerja Anda.
Terima kasih telah mengikuti perjalanan Yulia, semoga Anda menikmati & mendapatkan manfaat dari DeRing ini.
Sampai bertemu di Baring selanjutnya. Jika ada masukan dan ide untuk Baring.Digital, silakan email kami di ingat@baring.digital
Sukses selalu untuk Anda.
Rekomendasi Baring Lainnya
