Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
David Allen
Teks tersedia
Audio tersedia
-
Plot
-
Ring 1
-
ring 2
-
ring 3
-
ring 4
-
ring 5
-
ring 6
-
ring 7
-
ring 8
-
Kesimpulan
-
Full Dering
“Ci, cici ada tips ga ya buat saya bisa lebih produktif? Soalnya saya sudah menggunakan banyak cara, mulai dari buat to do list, tidak mau diganggu orang lain, tidak cek sosmed sampai ga pegang hp sama sekali di jam kerja. Tapi hasilnya sama saja ci, aku harus lembur, pulang lebih lama dari yang lain dan di rumah masih aja mikirin kerjaan.”
“Pengennn sekali rasanya bisa pulang on time, bisa ada waktu santai sebelum balik kerja, bisa belajar hal-hal baru dari buku-buku di perpustakaan kantor. Paling tidak ya, kalau sudah sampai di rumah saya ga perlu kepikiran soal kerja lagi deh ci. Kalau ini terjadi, rasanya sudah pasti enak bangettt ci,” kata Anggi ke atasannya sambil menjelaskan masalahnya.
“Lo itu sama banget waktu gue awal-awal kerja beberapa tahun lalu. Kalau lo memang udah niat, mending setelah makan siang lo ke perpus kantor. Kemarin gue lihat pak bos baru masukin beberapa buku baru. Salah satunya buku David Allen yang judulnya Getting Things Done; The Art Of Stress-Free Productivity. Itu buku wajib kalau lo mau jadi lebih produktif. Udah gih, sana kerja lagi biar lo bisa pulang on time hari ini.” Kata atasannya memberi pencerahan ke Anggi
Penasaran seperti apa proses perubahan Anggi? Mari kita lihat perjalanannya di Ring berikut ini:
Ring 1 - Seperti Apa Gambaran Tentang Tantangan Kerja Yang Dihadapi Kebanyakan Orang Saat Ini?
Sebuah paradoks telah muncul dalam milenium baru ini: kualitas hidup manusia telah meningkat, namun tingkat stresnya juga meningkat akibat banyaknya pekerjaan dibandingkan kemampuan untuk mengerjakannya. Kita memiliki tuntutan baru, sayangnya sumber dayanya kurang. Ini beberapa alasannya:
- Pekerjaan sudah tidak punya batasan jelas. Dulu, Anda tahu apa yang harus dikerjakan, Anda bisa melihatnya. Jelas saat pekerjaan itu selesai atau tidak selesai. Sekarang, kebanyakan dari kita merasa bahwa proyek-proyek tidak akan pernah selesai.
- Pekerjaan kita terus berubah. Organisasi di mana kita berada sepertinya selalu berubah situasinya, dan rata-rata profesional sekarang lebih seperti pekerja lepas yang selalu berganti-ganti pekerjaan.
- Model dan kebiasaan lama sudah tidak cukup. Tidak ada satupun dari standar pendidikan ataupun model manajemen waktu atau pun banyaknya perangkat organisasi yang ada itu bisa memberi kita cara yang dinamis atau memenuhi tuntutan baru yang ditujukan ke kita.
Ring 2 - Pendekatan Seperti Apa Yang Dibutuhkan Untuk Mengatasi Masalah Ini?
Agar kita bisa menjadi produktif dan menyelesaikan pekerjaan bernilai tinggi, maka kita perlu mengatasi komitmen internal terlebih dahulu. Yang perlu Anda lakukan, pertama-tama Anda harus mengidentifikasi dan mengumpulkan semua hal yang bisa mengingatkan Anda dan merencanakan untuk menanganinya. Kelihatannya mudah, tapi banyak yang tidak tahu bagaimana melakukannya.
Ada persyaratan mendasar agar bisa melakukan implementasi komitmen dengan terukur;
- Pertama, jika hal itu masih hanya ada dalam pikiran Anda, maka hal itu belum jelas. Apapun yang Anda anggap belum selesai harus ditulis dalam sebuah sistem di luar pikiran Anda di mana Anda bisa selalu melihatnya lagi dan memilah-milah.
- Kedua. Anda harus mengklarifikasi apa komitmen Anda sebenar-benarnya dan menentukan apa yang harus dilakukan supaya ada perkembangan dalam penyelesaiannya.
- Ketiga, begitu Anda memutuskan semua tindakan yang perlu Anda ambil, Anda harus menyimpan reminder agar hal-hal tersebut tetap terorganisir dalam sebuah sistem yang bisa Anda lihat lagi secara berkala.
Ring 3 - Lalu Bagaimana Caranya Saya Bisa Produktif dengan Sedikit Mungkin Stres yang Terjadi?
Ada beberapa hal besar dan mendasar yang perlu Anda lakukan agar bisa menjadi produktif dan menyelesaikan semua pekerjaan yang bernilai tinggi untuk Anda.
Pertama, mulai dengan merancang waktu, ruang dan perangkat. Merancang waktu. Saya merekomendasikan Anda untuk menciptakan waktu khusus untuk memulai proses ini dan juga mempersiapkan tempat kerja dengan ruang, perabot, dan perangkat yang tepat.
Waktu ideal untuk kebanyakan orang adalah dua hari penuh. Merancang ruang. Jangan terlalu pelit untuk mempersiapkan ruang kerja di rumah. Karena dalam proses Anda akan melihat penting untuk setidaknya memiliki sistem rumah yang serupa dengan yang ada di kantor Anda.
Jangan berbagi tempat dengan pasangan Anda atau anak Anda. Setidaknya Anda memiliki in-basket sendiri dan ruang fisik untuk memproses dokumen. Jika Anda berada di lapangan, karena bisnis Anda, atau Anda memang suka mobile, Anda perlu untuk mempersiapkan micro-ice-in-transit yang terorganisir secara efisien.
Biasanya akan terdiri dari koper, tas atau perangkat kerja portable lainnya. Hal ini juga menjelaskan pentingnya perangkat yang nantinya akan Anda perlukan.
Ring 4 - Bagaimana Membuat Pikiran Menjadi Lebih Jernih?
Kedua, pengumpulan. Mengelompokkan apa yang perlu Anda kerjakan. Untuk membuat pikiran Anda menjadi lebih tenang dan jernih. Ketika melihat semua hal harus dikerjakan maka pikiran akan kewalahan yang berdampak pada stres.
Jadi pastikan Anda mengkhususkan waktu setidaknya beberapa jam untuk mengerjakan proses ini. Anda kemungkinan tidak bisa selalu mengumpulkan 100 persen atas apa saja yang perlu Anda kerjakan.
Jika Anda seperti kebanyakan orang, Anda akan bergerak terlalu cepat dan terlibat terlalu banyak hal selama seminggu untuk meletakkan semua ide dan komitmen di luar kepala Anda.
Tapi hal ini bisa menjadi standar ideal supaya Anda terus termotivasi untuk secara konsisten “membersihkan ruang” dari segala hal yang membutuhkan perhatian Anda di pekerjaan dan kehidupan Anda.
Ada alasan nyata untuk mengumpulkan segalanya sebelum Anda mulai memprosesnya.
- Cukup membantu untuk mengetahui seberapa banyak hal yang perlu Anda kerjakan;
- Anda akan tahu kapan pekerjaan akan berakhir;
- Saat Anda memproses dan mengorganisir, Anda tidak ingin teralihkan oleh benda-benda yang tak jelas bentuk dan keberadaannya. Saat semua yang membutuhkan perhatian Anda berada di satu tempat, Anda secara otomatis beroperasi dalam kondisi yang lebih fokus dan terkontrol.
Untuk pengumpulan hal-hal fisik Anda bisa memulai dari, meja, laci, konter, di dalam kabinet, lantai, tembok, dan rak, perangkat, perabot, dan tempat-tempat lain. Untuk pengumpulan non fisik, sediakan waktu dua puluh menit untuk menulis semua pikiran, gagasan, dan proyek yang perlu perhatian Anda.
Ring 5 - Bagaimana Membuat Pekerjaan Menjadi Lebih Mudah Dilakukan?
Hal mendasar ketiga yang perlu Anda lakukan adalah mengosongkan “In” (In adalah daftar tugas yang masuk). Mengosongkan “in” bukan benar-benar melakukan semua tindakan dan proyek yang telah Anda kumpulkan. Maksudnya adalah mengidentifikasi masing-masing hal dan memutuskan apa itu? Apa maksudnya? dan apa yang akan Anda lakukan?
Saat Anda selesai memproses “in” Anda akan
- Membuang yang tidak Anda butuhkan.
- Menyelesaikan semua pekerjaan yang tidak butuh lebih dari dua menit.
- Menyerahkan pada orang lain apa-apa yang bisa didelegasikan;
- Pisah-pisahkan dalam sistem organisasi Anda sendiri pengingat dari tindakan-tindakan yang membutuhkan waktu lebih dari dua menit.
- Mengidentifikasi komitmen lebih besar yang sekarang Anda miliki, berdasarkan input.
Mari kita fokus atas apa yang akan Anda lakukan pada hal-hal tersebut. Anda perlu menjawab pertanyaan “adakah yang bisa dilakukan?”. jawabannya adalah ya dan tidak.
Untuk jawaban tidak atau tidak ada tindakan, maka akan ada tiga tipe kategori tindakan yang bisa Anda pilih dan lakukan;
1. BUANG
Jika Anda sedang mengikuti saran saya, pasti Anda telah membuang tumpukan barang-barang. Dan kemungkinan besar Anda telah meletakkan tumpukan material ke dalam “in” yaitu hal-hal yang tidak Anda butuhkan lagi. Jadi jangan heran jika ternyata masih banyak hal yang perlu Anda buang lagi saat Anda memproses hal-hal yang perlu Anda lakukan.
2. INKUBASI
Kemungkinan ada juga hal-hal dalam in-basket yang menurut Anda “tidak ada yang bisa dilakukan sekarang, tapi mungkin nanti ada yang bisa dilakukan”
3. REFERENSI
Bisa jadi yang Anda temukan di “in” tidak memerlukan tindakan tetapi punya potensi akan informasi yang berguna mengenai proyek dan topik. Idealnya, saat ini Anda telah merancang sistem filing ruang kantor yang bisa diterapkan pada referensi dan informasi pendukung.
Begitu Anda menemukan materi di in-basket dan e-mail yang ingin Anda simpan untuk tujuan pendukung, masukkan dalam berkas. Untuk jawaban “Ya” atau bisa dikerjakan kita punya aturan “dua menit”
- Kerjakan. Jika sebuah tindakan membutuhkan kurang dari dua menit, maka harus dikerjakan saat ditemukan.
- Delegasikan. Jika tindakannya lebih lama dari dua menit, Tanya diri Anda sendiri, apakah saya orang yang tepat untuk mengerjakannya? Jika jawabannya tidak, maka delegasikan kepada mereka yang mampu.
- Tunda. Jika tindakannya membutuhkan waktu lebih dari dua menit. Dan Anda adalah orang yang tepat untuk mengerjakannya, Anda harus menunda pengerjaannya dan masukkan pada satu atau lebih daftar “Tindakan selanjutnya”.
Ring 6 - Bagaimana Menciptakan Hasil Kerja Yang Memuaskan Dan Terukur?
Agar Anda bisa mengeksekusi semua perencanaan Anda, inilah yang perlu Anda lakukan di langkah keempat, mengorganisir; merancang wadah yang tepat untuk semua hasil akhir yang Anda inginkan.
Untuk hal-hal yang tidak bisa ditindaklanjuti, kemungkinan kategorinya adalah buang, inkubasi, dan referensi. Jika tidak ada tindakan yang diperlukan pada suatu pekerjaan, Anda buang, beri pengingat untuk ditindaklanjuti nanti, atau simpan dalam berkas sehingga Anda bisa mencari materi tersebut jika Anda membutuhkannya nanti.
Untuk mengelola hal-hal yang bisa ditindaklanjuti, Anda akan memerlukan daftar proyek, penyimpan atau berkas untuk perencanaan dan materi proyek, sebuah kalender, daftar pengingat untuk tindakan selanjutnya, dan daftar pengingat hal-hal yang Anda nantikan.
1. PROYEK
Saya mendefinisikan sebuah proyek sebagai hasil apapun yang diinginkan yang membutuhkan lebih dari satu langkah tindakan. Hal ini berarti bahwa beberapa hal-hal kecil yang biasanya tidak Anda anggap proyek akan masuk dalam daftar proyek Anda.
2. MATERI PENDUKUNG PROYEK
Untuk kebanyakan proyek Anda, Anda akan mengakumulasi informasi yang relevan yang ingin Anda organisasi berdasarkan tema atau topik atau nama proyek. Daftar proyek Anda hanyalah indeks. Semua rincian, rencana, dan informasi pendukung yang Anda perlukan saat Anda mengerjakan berbagai macam proyek harus disimpan di folder-folder terpisah, file komputer yang terpisah, buku tulis, atau binder.
3. KATEGORI TINDAKAN SELANJUTNYA
Setiap tindakan yang kurang dari dua menit, dan semua tindakan yang telah diselesaikan, tentu tidak perlu ditelusuri lagi, karena sudah selesai. Apa yang perlu ditelusuri adalah semua tindakan yang harus terjadi pada jam atau hari tertentu (masukkan ini dalam kalender), sesuatu yang harus dikerjakan saat sudah ada kesempatan (tambahkan pada daftar “tindakan selanjutnya”); dan semua yang Anda tunggu orang lain untuk melakukannya (tempatkan pada daftar “menunggu”)
Ring 7 - Bagaimana Saya Memastikan Kalau Saya Berada Di Jalur yang Tepat?
Langkah kelima yang akan Anda lakukan dalam memastikan Anda masih berada di jalur yang tepat adalah dengan menguas; menjaga sistem Anda tetap fungsional.
Di sinilah tempat Anda melihat lagi semua proyek-proyek hebat dan hal-hal yang masih bisa dilakukan secara mingguan. Ini adalah kesempatan Anda untuk melacak semua tindakan dan pilihan di depan Anda, sehingga secara radikal, meningkatkan kemanjuran dari pilihan-pilihan yang Anda buat mengenai apa yang Anda lakukan pada waktu tertentu.
Lalu apa yang perlu Anda ulas dan kapan?
Jika Anda merancang sebuah struktur sistem organisasi seperti yang saya rekomendasikan dengan sebuah daftar proyek, sebuah kalendar, daftar “tindakan berikut”, daftar “menunggu”, maka tidak banyak yang diperlukan untuk memelihara sistem tersebut.
Hal-hal yang mungkin paling sering Anda ulas adalah kalender, yang akan mengingatkan Anda mengenai hal-hal yang kemungkinkan akan mati atau gagal jika Anda tidak mengerjakannya.
Setelah memeriksa kalender Anda, kemungkinan berikutnya adalah daftar “tindakan selanjutnya”.
Daftar ini berisi pekerjaan-pekerjaan yang sudah ditentukan yang bisa Anda kerjakan jika Anda punya waktu luang pada hari itu. Daftar proyek, menunggu, dan suatu hari/mungkin hanya perlu diulas sebatas agar Anda tidak bertanya-tanya mengenai hal-hal tersebut.
Ring 8 - Bagaimana Saya Mengetahui Kalau Saya Sudah Produktif Hari Ini?
Langkah keenam yang akan Anda lakukan adalah mengerjakan; membuat pilihan atas tindakan terbaik Anda. Ini menjadi bagian akhir apakah Anda nantinya produktif atau hanya melakukan pekerjaan bernilai rendah.
Tujuan mendasar dari proses manajemen workflow ini adalah untuk memfasilitasi pilihan-pilihan baik tentang apa yang sedang Anda kerjakan pada waktu tertentu.
Menentukan apakah akan menghubungi Sandy, menyelesaikan proposal, atau memproses e-mail Anda akan selalu menjadi keputusan yang intuitif, tapi dengan perencanaan yang tepat sebelumnya Anda bisa merasa lebih percaya diri atas keputusan Anda. Anda bisa bergerak dari berharap menjadi mempercayai dalam tindakan Anda.
Untuk menentukan apa yang perlu dilakukan dan tidak perlu dilakukan tanpa ada keraguan adalah dengan mempercayai intuisi Anda. Jika Anda telah mengumpulkan, memproses, mengorganisir, dan mengulas semua komitmen Anda saat ini, Anda bisa memperkuat penilaian intuitif Anda dengan beberapa pemikiran yang praktis mengenai pekerjaan dan nilai Anda.
Ada tiga model untuk membuat pilihan tindakan
1. Kriteria empat model untuk memilih tindakan saat ini.
Untuk memilih apa yang perlu dilakukan ada empat kriteria yang bisa Anda terapkan secara urut.
- Konteks
- Waktu yang tersedia
- Energi yang tersedia
- Prioritas
2. Model lipat tiga untuk mengevaluasi pekerjaan harian.
Saat Anda menyelesaikan pekerjaan, bekerja dalam hal-hal yang bersifat universal, ada tiga aktivitas yang berbeda yang bisa Anda gunakan.
- Melakukan pekerjaan yang sudah ditentukan sebelumnya
- Melakukan pekerjaan saat pekerjaannya muncul.
- Menentukan pekerjaan Anda
3. Model enam tingkat untuk mengulas pekerjaan Anda sendiri
Untuk mengetahui apa prioritas Anda, Anda harus tahu pekerjaan Anda. Dan setidaknya ada enam sudut pandang yang berbeda untuk mendefinisikan hal tersebut. Dengan menggunakan analogi pesawat antariksa, pembahasannya sangat berhubungan dengan ketinggian.
- Ketinggian 50.000 + kaki : Kehidupan. Ini adalah gambaran umum.
Kenapa perusahaan Anda ada? Apa alasan keberadaan Anda? Tujuan utama untuk segala hal menyediakan definisi inti mengenai apakah “bekerja” itu sebenarnya. - Ketinggian 40.000 kaki: Visi tiga sampai lima tahun.
Memproyeksikan tiga sampai lima tahun ke depan menghasilkan pemikiran mengenai kategori, organisasi, strategi, kecenderungan lingkungan, karir transisi kehidupan, dan keadaan yang lebih besar. - Ketinggian 30.000 kaki: Tujuan satu sampai dua tahun. Apa yang ingin Anda alami di berbagai macam bidang kehidupan Anda satu sampai dua tahun ke depan akan menambah dimensi lain dalam menentukan pekerjaan Anda.
- Ketinggian 20,000 kaki: Bidang tanggung jawab. Anda menciptakan dan menerima sebagian besar proyek karena tanggung jawab Anda di mana untuk kebanyakan orang bisa didefinisikan dalam sepuluh sampai lima belas kategori.
- Ketinggian 10.000 kaki: Proyek yang berjalan. Menghasilkan banyak tindakan yang ada di depan Anda adalah tiga puluh sampai seratus proyek di depan Anda
- Landasan: Tindakan saat ini. Ini adalah daftar akumulasi tindakan-tindakan yang harus Anda lakukan
DAVID ALLEN, Satu dari pemikir dunia yang paling berpengaruh dalam hal produktivitas dan telah menjadi pembicara utama dan fasilitator pada organisasi-organisasi seperti New York Life, The World Bank, The Ford Foundation, L.L.Bean, dan U.S. Navy. Dia mengadakan workshop untuk individu-individu dan organisasi di seluruh negeri.
Seperti itulah Anggi mendapatkan pencerahan bagaimana cara agar ia bisa menjadi lebih produktif agar bisa pulang kerja on time dan tidak perlu memikirkan pekerjaannya lagi di rumah. Inilah beberapa poin-poin penting yang ia catat dan terapkan dalam kehidupannya.
1. Dunia kerja saat ini memiliki tantangan baru, di mana ada banyak tuntutan tetapi kurangnya sumber daya. Ada tiga tuntutan kerja; pertama pekerjaan sudah tidak punya batasan jelas. Kedua, pekerjaan kita terus berubah dan terakhir model dan kebiasaan lama sudah tidak cukup.
2. Pendekatan yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah ini adalah dengan mengatasi komitmen internal secara efektif.
3. Inilah beberapa langkah-langkah mempraktekkan produktivitas bebas stres:
- Memulai dengan merancang waktu, ruang, dan perangkat
- Pengumpulan: mengelompokkan apa yang perlu dikerjakan
- Memproses semua pekerjaan yang sudah dikelompokkan
- Mengorganisir, merancang wadah yang tepat.
- Mengulas untuk menjaga sistem kerja anda tetap fungsional
- Mengerjakan, membuat pilihan atas tindakan terbaik
Terima kasih telah mengikuti perjalanan Anggi, semoga Anda menikmati & mendapatkan manfaat dari DeRing ini.
Sampai bertemu di Baring selanjutnya. Jika ada masukan dan ide untuk Baring.Digital, silakan email kami di ingat@baring.digital
Sukses selalu untuk Anda.
Rekomendasi Baring Lainnya