Banyak tekanan yang orang rasakan, biasanya bukan datang dari memiliki banyak hal untuk dilakukan. Melainkan, tekanan banyak datang dari tidak menyelesaikan apa yang mereka telah mulai lakukan.

Zen To Done adalah sebuah sistem yang sederhana dan cukup kuat, dan akan membantu Anda mengembangkan kebiasaan yang mempertahankan seluruh pekerjaan dan projek Anda tetap rapi dan terorganisir, yang mempertahankan kerja harian Anda sederhana dan terstruktur, yang mempertahankan meja dan inbox Anda tetap jelas dan rapi, dan tetap melakukan apa yang Anda perlu lakukan, tanpa gangguan sedikitpun.

Mengubah kebiasaan Anda merupakan sesuatu yang bisa saja terjadi, jika Anda memulai dari yang kecil terlebih dahulu, menemukan motivasi yang tepat, dan tetap menjaga fokus Anda. Buatlah komitmen sederhana untuk mengembangkan diri, dan mulailah mengubah kebiasaan sedikit demi sedikit, setahap demi setahap.

Untuk dapat melakukannya, Anda benar-benar harus membulatkan niat Anda untuk mengubah kebiasaan Anda. Setelah itu, alat-alat dan sistem yang bisa membantu Anda berubah hanya akan mempermudah prosesnya.

Zen to Done (ZTD) adalah penyederhanaan sistem produktivitas dari gabungan konsep 7 Habit Stephen Covey yang sangat terkenal itu dengan Getting Things Done milik David Allen yang dikenal cukup produktif.

Karena ZTD menangkap nilai inti dari sistem yang baru: lebih sederhana, lebih fokus dalam tindakan untuk saat ini, daripada hanya menyusun perencanaan dan bergelut dengan kompleksitas sistem saja.

ZTD adalah rangkaian dari 10 kebiasaan yang akan membantu kita dalam mengorganisir, menyederhanakan hidup, membuat kita bisa mengendalikan hal-hal di sekitar kita, dan bisa menyelesaikan sebuah pekerjaan dengan baik.

Jika Anda menjalankan sistem ZTD, Anda tidak memiliki kewajiban apa-apa untuk melaksanakan seluruh 10 kebiasaannya; Anda hanya harus memilih salah satu yang menurut Anda akan lebih mudah berhasil pada diri Anda, dan hanya cukup berfokus dalam menguasai hal tersebut.

Jika Anda ingin melakukan kesepuluh perubahan kebiasaan ZTD, maka tiap kebiasaan harus dipelajari dan dilatih satu per satu dan setahap demi setahap. Atau jika Anda ingin lebih cepat cobalah 2-3 kebiasaan dalam satu waktu, namun jangan sampai lebih dari itu.

Fokuslah terhadap satu perubahan kebiasaan Anda dalam 30 hari, kemudian pindahlah ke tahap atau kebiasaan selanjutnya. Hal ini bisa sangat sulit untuk dilakukan, namun dalam jangka waktu yang panjang, kebiasaan yang Anda ubah akan melekat dengan lebih baik jika Anda fokus satu atau dua tahap dalam satu waktu.

Dan dalam waktu satu tahun, Anda akan dapat menguasai seluruh perubahan kebiasaan ZTD—dan untuk menjadi sangat terorganisir dan produktif dalam waktu setahun bukanlah hal yang buruk.

10 kebiasaan ZTD yaitu:

• Mengumpulkan - Mencatat segalanya
• Proses - Membuat keputusan cepat untuk mengerjakan atau merapikan sesuatu.
• Perencanaan - Tentukan tujuan dan tenggat waktu dalam satu minggu.
• Kerjakan - Lakukan pekerjaan tepat waktu dan tanpa gangguan
• Sistem yang terpercaya dan sederhana - Jaga semuanya tetap sederhana, baik itu pencatatan, pemeriksaan kembali, dsb.
• Organisir - Letakkan semua hal pada tempat yang seharusnya
• Memeriksa kembali - Periksa kembali sistem dan tujuan Anda minimal tiap minggu.
• Sederhanakan - Sederhanakan tujuan dan pekerjaan Anda menjadi hanya bagian-bagian intinya saja
• Rutinitas - Susun dan pertahankan rutinitas
• Temukan hasrat Anda - Carilah pekerjaan yang Anda inginkan. Ini bisa menjadi kebiasaan yang terakhir, namun ini merupakan hal yang terpenting.

Pikiran Anda sangat kuat, tidak peduli apakah Anda kurang masalah yang biasa kita hadapi adalah kita tidak memiliki sistem yang baik untuk mengumpulkan seluruh informasi yang datang dalam hidup kita, yang mana bisa menyimpan dengan rapi, terorganisir dan sistematis.

Karena itu, kita akan mencoba untuk menyediakan tempat bagi apapun yang datang ke dalam hidup kita dan membiasakan diri untuk segera mencatatnya, daripada hanya bergantung pada memori kita yang memiliki banyak keterbatasan ini.

Kebiasaan mengumpulkan sebetulnya sangatlah sederhana: menyediakan tempat untuk mengumpulkan informasi dan berkas-berkas, dan bertahan pada sistem itu. Jadi, untuk berkas yang datang ke meja Anda, Anda perlu menyediakan sebuah laci atau kotak khusus.

Setelah itu, jangan pernah meninggalkan selembar berkas pun di meja Anda, meletakkan memo di sembarang tempat, atau mengumpulkan atau menyimpan berkas tidak di tempat yang telah Anda sediakan. Anda harus bertahan dengan sistem yang Anda buat.

Sampai pada saat ini, Anda mungkin masih bergantung pada kemampuan otak Anda untuk menyimpan dan mengingat segala hal, dan mungkin Anda meletakkan semua yang ada di kepala Anda pada daftar yang harus Anda lakukan, ketika Anda kembali ke meja Anda.

Sayangnya, benak Anda adalah alat yang memiliki banyak kekurangan dan keterbatasan. Benak sering melupakan hal-hal saat kita membutuhkannya, dan sering membuat kita mengingat hal-hal yang kita belum membutuhkannya.

Karena itulah kita memerlukan sesuatu untuk mengeluarkan segala hal di benak kita dan tetap tersimpan dengan baik, yaitu dengan pencatatan. Kunci dari kebiasaan ini adalah mencatat begitu ide atau informasi itu datang, sebelum Anda lupa, dan memindahkannya pada catatan yang lebih terorganisir begitu kita sampai rumah atau sampai di meja kerja kita.

Jangan menunda-nunda proses ini, atau akibatnya akan menumpuk dan Anda akan kesulitan di akhir nanti.

Namun, setelah Anda mengumpulkan informasi, ide dan barang milik Anda, apa yang harus Anda lakukan setelahnya? Anda harus memprosesnya. Buat keputusan cepat pada tiap hal dan rapikan, selesaikan, buang yang tidak perlu lagi sampai kotak penyimpanan Anda kosong atau sampai segala yang Anda catat pada buku catatan Anda terlaksanakan.

Buatlah keputusan dengan segera. Mulailah dengan yang berada pada tumpukan paling atas. Jangan melewatkan atau menunda menyelesaikannya. Jika Anda tidak membutuhkan, maka hapus atau buanglah segera. Jika Anda bisa mendelegasikannya, janganlah ragu-ragu. Namun, jika memang ingin mendelegasikan, maka carilah orang yang tepat agar tidak memberikan masalah di kemudian hari.

Jika pengerjaannya membutuhkan waktu 2 menit atau kurang dari itu, segeralah lakukan, dan jangan hanya ditulis dalam daftar yang harus Anda lakukan. Jika memang pengerjaannya membutuhkan waktu yang cukup lama, segeralah tambahkan pada daftar hal yang harus Anda kerjakan agar Anda bisa melakukannya nanti.

Bagaimanapun, jangan ada yang tersisa dalam kotak penyimpanan Anda. Jika berkasnya hanya untuk referensi Anda, maka simpan di lemari arsip bersama dengan referensi lainnya. Lakukan terus hal ini minimal satu kali dalam sehari. Ingatlah untuk tidak memeriksa kotak penyimpanan Anda selama seharian penuh.

Jadwalkan waktu memprosesnya agar waktu Anda tidak habis hanya untuk mengorganisir dan memproses.

Keputusan yang Anda buat terhadap apa yang harus Anda lakukan tiap minggu, tiap hari, atau bahkan tiap saat, disebut dengan proses alur kerja. Mengapa Anda harus menambahkan struktur dan rencana pada hari-hari atau mingu-minggu Anda?

Karena, jika tidak melakukannya, kehidupan Anda akan tidak menentu, Anda hanya akan bereaksi dan merespon langsung apa yang hadir ke hadapan Anda, bukannya memilah mana yang penting untuk dilakukan dan apa yang benar-benar Anda ingin capai dan selesaikan.

Ambil kendali dari hari-hari Anda, dan jangan biarkan kebutuhan dan keinginan serta prioritas orang lain yang malah mengendalikan Anda.

Memang Anda pasti juga akan melakukan hal lain dalam daftar yang harus Anda kerjakan, namun sebelum itu, Anda harus mengidentifikasi mana yang harus Anda selesaikan terlebih dahulu—yaitu hal yang lebih membuat Anda lega atau bangga di kemudian hari—dan lakukanlah.

Biasanya kita bekerja dengan begitu keras dan melakukan banyak hal, namun ketika di masa yang akan datang kita melihat kembali ke masa lalu, kita tampak tidak pernah menyelesaikan apapun.

Dalam ZTD, sangatlah penting untuk tetap melakukan segala hal dengan sistem yang sederhana dan sistem yang dapat Anda percaya dan dapat Anda yakini bisa menyimpan informasi Anda dengan baik. Kehidupan Anda akan sangat terorganisir hanya dengan mengikuti sebuah aturan: letakkan segala sesuatunya di’rumah’nya.

Berikut ini cara-cara untuk membiasakannya:

• Miliki sebuah sistem
• Temukan ‘rumah’nya
• Sistem pengarsipan yang sederhana
• Letakkan dengan segera
• Biasakan melakukannya
• Waspada pada perubahan
• Jaga permukaan datar (meja atau lantai) tetap rapi dan bersih
• Berikan label
• Evaluasi
  
  

Bahkan orang terbaik di antara kita pernah kehilangan arah atau lupa akan sesuatu, hilang fokus terhadap tujuan, dan sengaja atau tidak sengaja, merusak sistem perencanaan terbaik walau hanya sedikit.

Dengan pekerjaan yang sangat sibuk, ditambah kesibukan hidup di luar pekerjaan, sistem terbaik pun cenderung akan berhadapan dengan kekacauan.

Di sanalah kita memerlukan pemeriksaan kembali tiap minggu—hal ini memberikan Anda kesempatan untuk mengendalikan alur pekerjaan Anda dan mengembalikan fokus Anda pada apa yang penting. Fokus kebiasaan ini adalah memeriksa kembali tujuan Anda tiap minggu.

Saat melakukan pemeriksaan perminggu ini, Anda harus memeriksa tujuan utama Anda dalam setahun, lihat kemajuan apa yang telah Anda capai minggu lalu, dan tindakan apa yang akan Anda lakukan untuk mendapatkan peningkatan di minggu selanjutnya.

Berusahalah untuk tidak terganggu, dan jalani tiap langkah dengan cepat. Jika perlu, cegah segala sumber gangguan sebelum Anda mulai melakukan hal ini. Matikan email dan internet, jauhkan telepon Anda dan sebagainya. Anda membutuhkan paling lama 45 menit untuk melakukan hal ini.

Dengan melakukan kebiasaan ini Anda tidak hanya akan menjaga sistem Anda tetap berjalan dengan baik, namun juga akan mempertahankan fokus Anda tetap pada tujuan Anda. Dan ingatlah, dengan berfokus pada satu tujuan dalam satu waktu akan membuat tujuan Anda lebih mudah dicapai. Bagaimanapun Anda melakukannya, pertahankan fokus Anda dan semuanya akan Anda gapai.

Berikut ini cara agar Anda dapat menyederhanakan pekerjaan Anda:

• Eliminasi
• Kenali apa yang penting
• Sederhanakan komitmen Anda
• Sederhanakan aliran informasi Anda
• Evaluasi kembali tiap minggu

Buatlah rutinitas mingguan dan harian agar menjaga hari dan minggu Anda tetap tertib dan terasa tenang. Rutinitas dapat juga menyederhanakan kehidupan dan pekerjaan Anda, sehingga keseharian Anda tidak menghadapi kekacauan dan kerumitan.

Dengan begitu, Anda akan merasa lebih yakin dan pasti dalam melakukan hal yang perlu Anda lakukan. Hal ini, yang terpenting, dapat memberikan Anda kendali penuh terhadap kehidupan Anda.

Tanpa adanya rutinitas, kita tidak memiliki alasan atau cara yang baik untuk mengatakan “tidak” pada segala permintaan yang datang kepada kita. Padahal, sangat besar kemungkinan banyak orang yang akan mencari dan memakai waktu dan perhatian kita, baik itu untuk membantu pekerjaan mereka, atau bahkan hanya keluarga yang hanya ingin mengobrol saja.

Hal-hal seperti itu merupakan hal yang kurang baik, kurang baik jika Anda menginginkan hal-hal yang lebih penting bisa rampung dan tujuan Anda dapat tercapai. Ambil alih kendali hidup Anda sepenuhnya. Susun rutinitas dan belajarlah untuk mengikutinya.

Dari seluruh kebiasaan yang ada pada Zen to Done, memiliki hasrat adalah yang paling sulit—dan mungkin merupakan yang paling penting. Apakah ini merupakan inti dari sistem ini? Bukan. Namun, tahap ini akan membuat Anda tidak hanya mendapatkan kebahagiaan lebih banyak, namun juga menjadi jauh lebih produktif.

Jika Anda ingin melakukan sesuatu, maka Anda akan bekerja dan berusaha sekeras mungkin yang Anda bisa lakukan. Anda akan bekerja jauh lebih keras, Anda mungkin akan menambahkan jam kerja Anda, dan Anda tidak akan menunda-nunda pekerjaan Anda.

Bagaimana jika kita tidak mengetahui apa yang menjadi hasrat kita sebenarnya? Jangan takut—Anda berada di keadaan yang sama dengan banyak orang lainnya. Kuncinya adalah mulai mencari dan tetap mencari hingga Anda benar-benar menemukannya. Setelah Anda menemukannya, maka rencanakanlah bagaimana cara Anda mendapatkannya.

Jika Anda tidak mencoba untuk mencari tahu di mana hasrat Anda berada, maka tidak akan ada yang Anda dapatkan. Karena itu, beranilah untuk bermimpi, beranilah untuk membayangkan kemungkinan-kemungkinan, dan beranilah untuk mencari dengan giat apa yang Anda benar-benar cintai, maka semuanya akan mungkin Anda dapatkan.

Sekali lagi, sesungguhnya mengubah kebiasaan itu adalah perkara yang cukup sulit. Ini merupakan sebuah kemampuan yang membutuhkan latihan dan latihan. Ini bisa dicapai—banyak orang yang telah mencapainya—namun membutuhkan fokus yang cukup intens. Kita sulit untuk fokus ke banyak hal sekaligus. Karena itulah, mencapai satu persatu tahapan adalah cara yang lebih efektif dan lebih cepat berhasil daripada melakukan segalanya sekaligus bersamaan.

LEO BABAUTA, Seorang mantan wartawan yang telah bekerja selama 18 tahun dalam bidang jurnalistik, seorang suami, ayah dari enam orang anak dan pada 2010 pindah dari Guam ke San Francisco, di mana kini dia tinggal.

Begitulah Nina mendapatkan pencerahan bagaimana ia bisa menjadi lebih produktif dalam bekerja. Inilah beberapa poin-poin penting yang ia catat dan terapkan dalam kehidupannya.

1. Zen TO Done pasti akan membantu Anda menjadi lebih produktif karena ZTD menangkap nilai inti dari sistem yang baru: lebih sederhana, lebih fokus dalam tindakan untuk saat ini, daripada hanya menyusun perencanaan dan bergelut dengan kompleksitas sistem saja.
2. Ada 10 kebiasaan ZTD yang akan membantu Anda menjadi lebih produktif:
   
   
   1. Mengumpulkan - Mencatat segalanya
   2. Proses - Membuat keputusan cepat untuk mengerjakan atau merapikan sesuatu.
   3. Perencanaan - Tentukan tujuan dan tenggat waktu dalam satu minggu.
   4. Kerjakan - Lakukan pekerjaan tepat waktu dan tanpa gangguan
   5. Sistem yang terpercaya dan sederhana - Jaga semuanya tetap sederhana, baik itu pencatatan, pemeriksaan kembali, dsb.
   6. Organisir - Letakkan semua hal pada tempat yang seharusnya
   7. Memeriksa kembali - Periksa kembali sistem dan tujuan Anda minimal tiap minggu.
   8. Sederhanakan - Sederhanakan tujuan dan pekerjaan Anda menjadi hanya bagian-bagian intinya saja
   9. Rutinitas - Susun dan pertahankan rutinitas
   10. Temukan hasrat Anda - Carilah pekerjaan yang Anda inginkan. Ini bisa menjadi kebiasaan yang terakhir, namun ini merupakan hal yang terpenting.

Terima kasih telah mengikuti perjalanan Nina, semoga Anda menikmati & mendapatkan manfaat dari DeRing ini.

Sampai bertemu di Baring selanjutnya. Jika ada masukan dan ide untuk Baring.Digital, silakan email kami di ingat@baring.digital

Sukses selalu untuk Anda.