Lingkungan pekerjaan saat ini berciri khas tingginya tuntutan untuk memberikan hasil dengan sumber daya yang terbatas. Informasi meski sangat berguna tapi juga memiliki potensi gangguan dan pengalihan perhatian. Hal itu ditambah lagi dengan tuntutan kita untuk menyeimbangkan pekerjaan dengan komitmen terhadap keluarga.

Untuk mengatasinya kita perlu untuk terorganisir. Kita harus mengelola waktu, informasi, orang-orang, dan teknologi se-efisien dan se-efektif mungkin untuk memberikan hasil nyata. 

Terorganisir memberikan sejumlah manfaat antara lain: 

• lebih cepat mengatasi keadaan darurat dan merespon terhadap krisis, lebih fokus pada hal-hal yang paling penting dalam hal memberi hasil; 
• kemampuan untuk melihat permasalahan dan tantangan yang kompleks, lebih banyak waktu untuk keluarga, teman-teman, dan kesenangan; 
• mengurangi stres, dan sebagainya.

Ada tiga alasan utama untuk tidak terorganisir. 

Pertama adalah faktor tekanan eksternal antara lain, kelebihan beban, interupsi, dan permasalahan dengan lingkungan kerja. 

Kedua adalah kegagalan sistem, di mana hal ini berhubungan dengan ketiadaan strategi dan rutinitas untuk mengelola waktu dan informasi, dan kegagalan untuk menggunakan alat secara tepat. 

Yang terakhir dan yang paling sering diabaikan adalah faktor pribadi antara lain keengganan pada pekerjaan tertentu, dan selalu ingin hal baru sehingga terlalu cepat berpindah dari pekerjaan satu ke pekerjaan lainnya.

Lainnya adalah kepercayaan bahwa Anda sudah lama tidak terorganisir, atau sudah sifat Anda untuk tidak terorganisir dan seterusnya. Salah satu cara untuk mengubah kepercayaan yang tidak bermanfaat ini adalah mencari bukti yang berlawanan. Perhatikan baik-baik kehidupan Anda, pasti ada hal-hal tertentu di mana Anda terorganisir.

(Saat Anda berkata “saya tidak punya waktu untuk ini” sebenarnya Anda berkata “Ada hal lain yang lebih penting”)

Waktu tidak seperti sumber daya lain. Setiap orang punya jatah yang sama. Bedanya adalah bagaimana kita memanfaatkan dan memaksimalkannya. Sebelum Anda mencoba teknik baru untuk merencanakan dan menelusuri tugas-tugas yang menyita waktu, mari kita lihat bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda saat ini.

Anda bisa menggunakan empat sektor yang sudah saya sebutkan sebelumnya. Buatlah tabel terdiri dari empat kotak di mana masing-masingnya mewakili satu sektor. Isi tiap kotak itu sesuai kategori kegiatan Anda setiap harinya selama tiga hari.

Dalam proses ini Anda akan dengan sendirinya membuang atau mendelegasikan tugas-tugas yang biasanya Anda kerjakan sebagai permulaan dalam mengorganisir waktu Anda dengan lebih baik. Kemudian biasanya Anda akan membandingkannya dengan aktivitas Anda minggu sebelumnya.

Langkah berikutnya adalah merencanakan waktu Anda. Dalam perencanaan yang efektif Anda harus memperhitungkan berbagai macam kerangka waktu yang berbeda. Untuk ini Anda harus bisa :

v  Menentukan tujuan;

v  Mengenali langkah-langkah yang diperlukan untuk meraih tujuan;

v  Memecah proyek dan pekerjaan menjadi tugas kecil;

v  Memperkirakan seberapa lama Anda bisa menyelesaikan aktivitas tersebut;

v  Menentukan kapan Anda perlu mengerjakan tugas pada hari atau minggu berikutnya;

v  Kenali apa yang Anda butuhkan dari orang lain supaya Anda bisa menyelesaikan tugas Anda sendiri.

Anda perlu perencanaan harian yang Anda lakukan pada akhir hari untuk hari selanjutnya. Begitu juga perencanaan mingguan yang Anda lakukan pada akhir minggu untuk minggu selanjutnya. 

Kemudian untuk memastikan bahwa tenggat waktu pada tiap tugas itu tidak saling bertubrukan, dan skala waktu yang Anda alokasikan pada tugas utama itu realistis, Anda harus melakukan peninjauan tiap tiga bulan. Tapi kalau itu masih berat menurut Anda, lakukan saja tiap minggu.

Yang berikutnya adalah menelusuri waktu Anda. Di sinilah Anda benar-benar memperhatikan aktivitas yang telah Anda rencanakan – memastikan bahwa Anda ingat kapan batas waktu tindakan, dan memonitor perkembangan pencapaian tujuan yang telah Anda rancang sendiri. Anda harus bisa menelusuri:

v  Kontak-kontak Anda

v  Pertemuan dan janji temu Anda.

v  Apa yang sudah Anda selesaikan dan yang masih perlu dikerjakan.

v  Siapa yang melakukan apa untuk Anda dan kapan

v  Kapan Anda harus menindaklanjuti kontak dan petunjuk.

Ada beberapa alternatif alat perencanaan dan penelusuran. Dari yang tradisional menggunakan organiser kertas, sampai Personal Information Manager (PIM) pada Personal Computer Anda. Mana yang terbaik? Jawabannya tergantung pada kebutuhan dan gaya Anda.

(Anda tidak akan pernah benar-benar bisa memperkirakan waktu. Tugas akan selalu mengandung unsur yang tak terduga. Dan kita cenderung melebih-lebihkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan yang tidak kita suka, atau sedikit mengurangi waktu dari pekerjaan yang kita sukai)

Beberapa cara untuk mengatasi kebiasaan menunda adalah memecah pekerjaan besar menjadi bagian-bagian kecil, dan dengan membayangkan beberapa kesenangan yang akan Anda dapatkan jika bisa menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan lebih baik.

Selanjutnya adalah memunculkan tujuan yang SMART - Specific, Measurable, Achievable, Result oriented, dan Time related.

Specific (Rinci). Tujuan yang rinci bisa membantu Anda lebih fokus. Sebelum memulai pekerjaan atau proyek, Anda bisa memecah tujuan umum Anda menjadi tujuan-tujuan kecil yang lebih spesifik.

Measurable (terukur). Anda harus memiliki ukuran mengenai apakah tujuan sudah tercapai atau belum. Tegaslah namun jangan terlalu kaku dalam menentukan ukuran pencapaian tujuan Anda.

Achievable (dapat dicapai). Tujuannya adalah supaya Anda bisa mencapai sesuatu dan mendapatkan dorongan positif dari keberhasilan. Pastikan tujuan Anda memungkinkan untuk tercapai.

Result oriented (berorientasi hasil) Artinya bahwa tujuan selalu mengacu pada hasil yang bisa tercapai daripada sesuatu yang bisa dikerjakan.

Time related (berhubungan dengan waktu) Artinya menentukan tenggat waktu cukup membantu dalam memberikan motivasi dan mempertahankan momentum, asalkan tenggat yang Anda tentukan memang bisa tercapai.

(Apapun pekerjaan dan gaya hidup Anda, selalu ada sejumlah tuntutan yang meminta waktu Anda. Anda perlu menyediakan waktu untuk mengadakan penyesuaian untuk aktivitas-aktivitas yang menghabiskan waktu Anda)

Akhirnya, Anda perlu sebuah sarana untuk menentukan tugas mana yang Anda prioritaskan. Setiap tugas bisa dimasukkan ke dalam satu dari empat sektor berikut.

• Sektor A: Tugas yang penting dan mendesak
• Sektor B: Tugas yang penting tapi tidak mendesak
• Sektor C: Tugas yang mendesak tapi tidak penting
• Sektor D: Tugas yang tidak mendesak dan tidak penting

Pada bagian ini kita akan meneliti empat fitur pendekatan Anda pada tugas yang akan sangat meningkatkan efektifitas.

a. Jadwalkan tugas pada saat yang tepat

Kenali tugas yang paling banyak menguras energi dan waktu Anda dan tempatkan pada saat di mana Anda paling berenergi. Apakah Anda cenderung aktif di pagi hari atau malam hari?

b. Menjaga konsentrasi dan motivasi

Kemampuan kita untuk mempertahankan konsentrasi akan bervariasi bergantung pada bagaimana tugas itu sendiri, waktu, dan tingkat pengalih perhatian. Bahkan pada saat terbaik pun konsentrasi punya batasan.

Supaya bisa berhasil menyiasati konsentrasi pada tugas yang cukup memakan waktu cobalah ikuti aturan-aturan berikut ini:

1. Istirahat singkat dan sering, tapi jangan karena alasan emosional.
2. Masukkan target pada setiap pekerjaan kecil dengan alokasi waktu yang jelas, dan tantangan yang agak sedikit lebih tapi bisa dicapai pada masing-masing tugasnya.
3. Alokasi waktu memang penting untuk disiplin dalam pekerjaan, tapi yang lebih penting adalah hasil yang Anda capai. Jangan terlalu kaku dengan waktu yang Anda alokasikan.
4. Pada akhir dari tiap periode target Anda, sebelum beristirahat, tentukan target berikutnya dan lakukan langkah-langkah awal untuk mencapainya selama beberapa menit saja.
5. Baiklah. Sekarang Anda bisa beristirahat. Mungkin cukup dengan sebentar saja melakukan hal yang berbeda.
   
   

c. Mendayagunakan kekuatan kebiasaan

Kebiasaan, positif atau negatif, keduanya diperkuat oleh pengulangan dan dorongan. Tapi dorongan-lah yang biasanya menjadikan kita memiliki kebiasaan positif atau negatif. Dorongan positif seperti pujian atas prestasi bisa mendorong kebiasaan positif sedangkan dorongan negatif seperti kritik yang terlalu pedas bisa mendorong kebiasaan negatif.

Ada beberapa cara untuk mengubah kebiasaan negatif Anda menjadi kebiasaan positif. Perubahannya akan lambat, tapi hasilnya akan sangat sepadan. 

• Mulailah berpikir positif mengenai kebiasaan yang akan Anda kembangkan.
• Sama halnya, asosiasikan kebiasaan baru itu dengan aspek positif dari gambaran diri Anda.
• Ubahlah lingkungan di mana Anda ingin supaya kebiasaan baru Anda itu bisa berkembang.
• Ingatlah bahwa dorongan positif langsung menguatkan kebiasaan baru.
  
  

d. Pertajam kemampuan Anda mengambil keputusan

Ada lima tahap untuk mengambil keputusan serius

1. Klarifikasi dalam diri Anda sendiri. Kenapa saya perlu mengambil keputusan ini? Tujuan apa yang ingin saya raih? Dan seterusnya.
2. Kenali pilihan-pilihan yang ada. Adalah hal yang baik untuk sebentar memastikan bahwa Anda sudah mengenali semua kemungkinan sebelum mulai mengevaluasinya.
3. Pertimbangkan pihak atau hal yang mendukung dan menentang pada tiap pilihan.
4. Terus menggali pilihan tersebut sampai Anda bisa membuat pilihan.
5. Jual hasilnya. Artinya adalah mengkomunikasikan keputusan dan mendapatkan komitmen dari orang lain yang berkepentingan.

Gunakan beberapa dari pertanyaan ini untuk menentukan nilai dari informasi apapun yang masuk ke Anda.

• Apakah informasi ini berhubungan pada inti pekerjaan saya?
• Apakah saya memilih untuk menerima atau menyimpan informasi ini jika saya harus membayarnya?
• Apa kemungkinan terburuk jika saya mengacuhkan informasi tersebut?

Jangan terlalu mempercayai mitos bahwa setiap informasi harus ditangani sekali saja. Dengan berbagai alasan, Anda mungkin perlu untuk kembali pada suatu dokumen. Ada hal yang mungkin perlu dipertimbangkan lagi atau dibandingkan dengan informasi lain sebelum Anda bisa membuat keputusan yang tepat.

Anda bisa mengadopsi 5D discard (buang), deal with (urusi), determine future action (tentukan tindakan ke depan), direct (arahkan), dan deposit (simpan).

Yang berikutnya adalah untuk mengurangi jumlah informasi yang setiap harinya Anda dapatkan dengan cara melihat kebiasaan Anda sendiri. Jangan memberikan informasi yang tidak penting yang membuat Anda nantinya menerima informasi tidak penting juga.

Dan akhirnya, tingkatkan kemampuan membaca. Membaca harus konsisten dengan pemahaman. Salah satu teknik yang bisa Anda pakai adalah scanning. Yaitu membaca cepat dengan cara fokus pada hal-hal yang ingin Anda cari. Tentu saja ini hanya alternatif. Ada banyak teknik membaca luar biasa yang bisa Anda pelajari di luar.

Sebagian besar waktu kerja kita dihabiskan untuk berinteraksi dengan orang lain. Cara Anda menyikapi interaksi ini bisa besar pengaruhnya terhadap efektifitas Anda. 

Pertama adalah strategi untuk pertemuan. Apakah kita perlu mengadakan pertemuan? Pertanyaan ini bisa secara signifikan mengurangi kemungkinan pertemuan yang tidak perlu. Jika jawabannya iya, apa yang bisa Anda lakukan untuk memastikan bahwa pertemuan itu bisa mencapai tujuan tanpa terlalu banyak menghabiskan waktu pesertanya?

Beberapa hal yang perlu diingat jika ingin mengadakan pertemuan.

1. Atur agendanya sejelas mungkin.
2. Indikasikan batasan waktu untuk masing-masing agenda dan berusahalah berpegang pada itu.
3. Batasi peserta, hanya mereka yang memang punya kontribusi pada hal yang sedang didiskusikan atau wewenang untuk mengimplementasikan keputusan.
4. Mulai pertemuan tepat waktu.
   
   

Hal-hal yang harus diingat saat menghadiri pertemuan

1. Pastikan sebelumnya Anda tahu tujuan pertemuan ini. Jika tujuannya tidak jelas, tanyakan pada penyelenggara.
2. Carilah cara untuk tidak hadir pada pertemuan yang tidak ada relevansinya dengan Anda.
3. Jika hanya satu item pada pertanyaan yang relevan untuk Anda, mintalah supaya bisa ditempatkan di awal supaya Anda tidak perlu menghadiri keseluruhan rapat.
4. Asalkan tidak terlalu sering, Anda bisa mengatur janji ‘penting’ sehingga Anda punya alasan untuk pergi sebelum akhir dari rapat yang sangat panjang.
   
   

Yang berikutnya adalah mendelegasikan. Tapi ini bukanlah semata-mata mengalihkan tugas yang tidak ingin Anda kerjakan, tapi sebuah kontribusi pada keseluruhan produktivitas dengan menempatkan tanggungjawab dan wewenang serta sumber daya yang diperlukan pada tempat di mana bisa dikerjakan dengan lebih efektif.

Lima langkah untuk delegasi efektif

1. Tentukan apa yang ingin Anda delegasikan
2. Pilih orang yang tepat.
3. Siapkan keperluan dasar pekerjaan tersebut.
4. Komunikasikan manfaatnya.
5. Mundur dan biarkan orang lain yang mengerjakan.
   
   

(Sangat penting untuk mencari cara menyeimbangkan akses dan produktivitas Anda. Carilah cara untuk menyaring informasi yang harus ditangani segera dan informasi yang bisa ditangani lain waktu)

(Membalas telepon pada waktu di mana orang-orang enggan untuk berbicara panjang lebar seperti tepat sebelum waktu makan siang atau saat mendekati jam pulang adalah salah satu cara untuk mengurangi gangguan)

Membantu orang lain supaya lebih terorganisir adalah cara lain untuk membuat pekerjaan Anda lebih efektif. Bisa dengan membantu rekan Anda untuk selalu fokus, atau memberikan dorongan positif dalam bentuk pujian dan dorongan ketika mereka berusaha untuk berubah lebih baik.

Untuk bos Anda, Anda harus bisa memilah aspek-aspek dari kebiasaan bos Anda yang bisa Anda pengaruhi, atau tidak bisa Anda pengaruhi. Dan pastikan pekerjaan dan organisasi Anda sendiri tidak ada cacat. Hindari melakukan dengan cara yang frontal kecuali Anda sudah siap berpindah ke pekerjaan lainnya.

Akhirnya, belajar menolak dengan tegas. Caranya dengan menunjukkan rasa senang ketika diminta sesuatu, tapi secara singkat dan sopan menjelaskan kenapa Anda tidak bisa merespon secara positif. Beri saran alternatif untuk menyelesaikan pekerjaan, dan perinci dukungan apa yang bisa diberikan untuk siapapun yang mengerjakan tugas tersebut.

Mengorganisir perabot dan peralatan Anda untuk memaksimalkan keamanan, kenyamanan, dan produktivitas. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Meja. Satu pilihannya, tergantung kebutuhan Anda, Anda bisa memposisikan meja Anda supaya ada batasan psikologis antara Anda dan tamu yang tidak penting, atau Anda bisa memposisikannya supaya memberi kesan kemudahan akses.
• Kursi: gunakanlah yang lebih bisa meningkatkan produktivitas dibandingkan posisi Anda dalam organisasi.
• Peralatan lainnya. Letakkan pada tempat-tempat yang mudah dijangkau supaya Anda tidak perlu sering-sering berdiri jika Anda perlu untuk mengambilnya.
• Komputer: gunakan monitor berkualitas bagus. Aturlah monitor supaya Anda nyaman menggunakannya. Setiap orang punya kesukaan sendiri.
  
  

Membebaskan waktu dan ruang dengan mengorganisir ulang meja dan ruang penyimpanan Anda

Ruang kerja yang tidak terorganisir adalah penyebab utama waktu yang terbuang percuma dan stres yang tidak perlu. Pembersihan adalah komitmen nyata untuk cara bekerja yang lebih efektif. Wilayah sekitar meja adalah tempat yang paling penting dari lingkungan kerja Anda, dan Anda mungkin ingin membersihkannya dulu. Tapi saya menyarankan Anda memulai dari lemari dan laci Anda untuk membebaskan ruang supaya bisa menyimpan benda-benda yang memenuhi meja.

Mengurangi stres dengan menghilangkan tumpukan kertas di ruang kerja Anda, dengan cara:

• Siapkan empat folder, wadah berkas, atau kantung kosong dan tandai; Ditangani. Didistribusikan, dibaca, dan disimpan.
• Lakukan hal ini dengan pemikiran sebagian besar adalah untuk dibuang.
• Jangan buang waktu membaca berkas tersebut.
• Jangan mengurusi berkas dan hal lain saat sedang bekerja. Anda akan menjadi lamban dan perhatian Anda banyak teralihkan.
• Cepat tangani majalah dan kertas-kertas periodik
• Jika Anda sudah selesai dengan tumpukan berkas tersebut, kembalilah pada empat wadah tadi.

Yes, Anda bisa melakukannya. Berikut caranya: 

• Anda bisa memulai dengan 5D yang sudah saya jelaskan sebelumnya. Tapi jangan berusaha membereskan semua yang ada di rumah sekaligus.
• Jika Anda memutuskan apa yang ingin Anda simpan, pastikan ada tempat penyimpanan untuk itu semua.
• Seperti halnya di tempat kerja, tempatkan benda-benda yang sering Anda gunakan di lokasi yang paling mudah dijangkau.
• Pastikan Anda punya tempat penyimpanan yang tepat untuk benda-benda yang ingin Anda simpan.
• Untuk membiasakan kebiasaan terorganisir, mulailah memperhatikan tempat di mana benda-benda cenderung menumpuk.
• Buatlah aturan bahwa setiap barang, perabot, atau peralatan baru yang Anda dapatkan, maka Anda harus menyingkirkan sesuatu. 
• Jika ada benda yang Anda punya lebih dari satu, tanyalah diri Anda secara serius berapa yang benar-benar Anda butuhkan, singkirkan yang tidak dibutuhkan..

John Caunt adalah seorang penulis lepas, pembimbing dan pelatih pengembangan diri. Pengalaman dia sebelumnya antara lain sebagai manajer senior selama 15 tahun di Further Education.