Banyak bisnis gagal mengeksekusi peluang terbaik mereka. Mereka ingin mencapai hal-hal hebat. Karena sukses tidak seperti membalik tangan, sering kali mereka tergoda untuk mengubah tujuan utama karena melihat peluang baru yang lebih menjanjikan. Di atas kertas terlihat pasti akan untung besar, tapi dalam prakteknya berkata berbeda. Tidak sedikit yang jatuh ke jurang kehancuran hanya karena pergeseran tujuan.

Masalah ini sebenarnya bisa diatasi jika mereka memiliki sistem untuk mengelola fokus, keselarasan dan akuntabilitas saat bergerak maju. Bagaimana Anda bisa memiliki sistem tersebut? Inilah yang akan kita bahas di ringkasan kali ini. Kita akan belajar tentang Tujuan dan Hasil Utama atau yang disingkat dengan OKRs (Objectives and Key Results) yang akan membantu Anda mengubah bisnis Anda menjadi lebih baik.

Pendekatan ini berlaku untuk tim dari semua ukuran. Bahkan bisnis yang sukses seperti Google, Disney, Dropbox, LinkedIn, Slack, Spotify, dan Twitter juga menggunakan pendekatan ini dalam membangun bisnis mereka. 

Saya menemukan OKRs dari kisah yang unik. Pada musim panas 1975, saya berusaha untuk memenangkan kembali hati mantan pacar saya, Ann. Saya tahu dia bekerja di Silicon Valley tapi tidak yakin di daerah mana. Mungkin karena sudah takdir, saya menemukannya bekerja di Intel, perusahaan tempat saya baru magang.

Kisah cinta saya berakhir bahagia pada akhirnya, di mana saya berhasil memenangkan hati Ann dan menikahinya. Ketika api cinta sedang membara, kisah saya yang lain dimulai, saya menemukan tentang metode OKRs.

Tokoh di balik OKRs adalah Andy Grove, salah satu pendiri Intel. Menjabati posisi penting di Intel membawa transformasi perusahaan dari bisnis kecil menjadi perusahaan raksasa global seperti yang sekarang ini. Penggunaan OKRs tentu saja menjadi bagian penting dalam kesuksesan Intel.

OKRs dapat didefinisikan sebagai berikut: Objectives (O) atau Tujuan adalah apa yang ingin dicapai. Menurut definisi, tujuan itu signifikan, konkret, berorientasi pada tindakan, dan (idealnya) inspirasional. Ketika dilakukan dengan benar, mereka membantu tim menghindari pemikiran yang kabur dan meningkatkan kejelasan tujuan.

Sedangkan Key Results (KR) atau Hasil Utama adalah patokan dan memantau bagaimana tujuan tercapai. KR yang efektif bersifat spesifik dan terikat waktu, agresif namun realistis. Yang terpenting terukur dan dapat diverifikasi. Jadi jelas apakah hasil yang diberikan lengkap atau tidak.

Dengan menerapkan sistem OKRs di Intel, Grove mampu menumbuhkan perusahaan sebesar 40 persen setiap tahun selama sebelas tahun masa jabatannya sebagai CEO.

Melihat dampak luar biasa dari metode OKRs ini, saya mulai berkomitmen untuk menyebarkan filosofi ini ke perusahaan lain. 

Inti dari budaya OKRs yang sehat adalah kejujuran intelektual, mengabaikan kepentingan diri sendiri dan kesetiaan yang mendalam kepada tim. Untuk itu mari kita jelajahi 4 kekuatan dari OKRs.

Pertama adalah Fokus dan Komitmen pada prioritas. Bisnis yang bertumbuh dengan konsisten dari waktu ke waktu tentu didukung oleh orang-orang hebat. Sebaik apapun bisnis tersebut, yang membuat mereka bisa terus bergerak maju tentu orang-orang yang terlibat di dalamnya tahu apa yang ingin dicapai oleh perusahaan. Dengan kata lain, mereka jelas ke mana arah dari kemajuan bisnis mereka.

Sistem penetapan tujuan yang efektif dimulai dari manajemen tingkat atas. Para pemimpin harus menginvestasikan waktu dan energi untuk memilih hal-hal yang paling penting. Tidak ada individu atau perusahaan yang dapat melakukan semuanya. Dengan begitu semua orang mulai dari manajemen puncak hingga karyawan tingkat bawah dapat tetap fokus untuk mencapai sejumlah tujuan penting bersama-sama.

Setelah adanya tujuan, selanjutnya ditetapkan 3 dan maksimal 5 KR. KR diperlukan per tujuan untuk membantu semua orang di perusahaan mengetahui kapan setiap tujuan telah tercapai. Kenapa KR maksimal 5? Kalau lebih dari 5 akan mempersulit mengukur kemajuan yang sudah ada.

Bagian paling akhir yang perlu disiapkan adalah kerangka waktu yang jelas sehingga setiap divisi bisa fokus mencapai target masing-masing. Agar OKRs lebih efektif, perlu dilakukanlah review tujuan setiap 3 bulan sekali untuk mengikuti perubahan pasar yang bergerak dengan cepat.

Setelah 3 bulan maka setiap orang perlu berkumpul dan melihat seperti apa perkembangan OKRs. Apakah tujuan sudah tercapai atau belum, apakah dibutuhkan perubahan strategi atau perlu menetapkan arah yang baru.

Dengan membuat OKRs perusahaan bisa tetap fokus pada tujuan, tidak terganggu oleh peluang-peluang yang terlihat bagus di atas kertas. Ini memastikan perusahaan bisa tetap bergerak maju pada tujuan akhir.

Kekuatan kedua dari OKRs adalah Selaras dan Terhubung untuk kerja sama tim. Masuk akal jika keterbukaan dan kejujuran adalah kunci untuk setiap hubungan yang sukses. Ini menjelaskan bahwa perbedaan bukanlah sesuatu yang buruk dan justru dibutuhkan di dalam perusahaan.

Salah satu aspek penting dari OKRs adalah bahwa seseorang harus transparan ke semua orang yang ada di dalam perusahaan. Transparansi terhadap tujuan bisa meningkatkan motivasi kerja. Pemikiran ini berdasarkan sebuah survei kepada 1.000 orang Amerika, responden menunjukkan bahwa mereka akan jauh lebih termotivasi mencapai tujuan jika rekan kerja mereka dapat melihat kemajuan mereka.

Kita tidak bisa memungkiri bahwa setiap orang memiliki tujuan tersendiri saat bekerja bahkan bisa berbeda dengan tujuan perusahaan. Oleh karena itu OKRs perlu diselaraskan dari tingkat paling atas sampai paling bawah yang sejalan dengan visi perusahaan sebagaimana diatur oleh manajemen level atas. Ini tidak berarti bahwa pekerjaan sehari-hari karyawan didikte oleh mereka yang berada di level atas.

Pendekatan top-down seperti ini menghalangi otonomi karyawan di tempat kerja dan berpotensi besar menurunkan motivasi kerja. Yang terbaik adalah melakukan penyesuaian, di mana top-down tetap berlaku tetapi mengijinkan pendekatan bottom-up agar karyawan bisa menyalurkan minat dan ketertarikan mereka. Cara ini akan mendorong kolaborasi, transparansi dan inovasi.

Inilah yang dilakukan oleh Google. Di mana mereka menerapkan konsep 20%, di mana setiap insinyur menghabiskan waktu 20% dari waktu kerja mereka untuk proyek-proyek yang mereka rasa akan berkontribusi besar pada tujuan besar Google.

Hasilnya, seorang insinyur muda Google mengerjakan sebuah proyek yang disebut “Caribou” pada tahun 2001. Saat ini, proyek ini dikenal dengan Gmail. Ini adalah salah satu produk terbaik di Google yang memiliki klien email terbesar di dunia.

Masalahnya melakukan penyelarasan kerja tidaklah mudah untuk dilakukan. Kurangnya keselarasan juga sebagai penyebab utama ketidakmampuan mengeksekusi strategi.

Dalam prakteknya masih banyak orang punya OKRs yang tidak selaras dengan tujuan perusahaan. Dan yang lebih buruk lagi kurangnya keselarasan antara OKRs masing-masing divisi yang membuat tim yang berbeda mengalami masalah dalam mencapai OKRs masing-masing. Ini menandakan koordinasi OKRs sangat kurang.

Untuk mengatasi masalah seperti ini, mereka yang berada di level atas perlu membuat pertemuan rutin, paling tidak setiap tiga bulan sekali dengan setiap kepala divisi untuk menjelaskan OKRs mereka masing-masing. Cara ini akan membantu setiap kepala divisi mengatur cara kerja masing-masing, apakah mereka akan mengalami kewalahan dalam mencapai OKRs, terlalu bergantung atau perlu memberi bantuan ke divisi lain.

Jadi dengan memiliki sistem OKRs yang transparan dan selaras bisa membantu perusahaan bergerak maju secara efisien dan secara kolaboratif.

Kita masuk ke kekuatan 3; Lacak untuk Akuntabilitas. Tidak seperti tujuan bisnis tradisional yang baku, “tetapkan dan lupakan”. OKRs lebih seperti organisme yang hidup dan bernafas. Mereka dapat dilacak, direvisi, atau disesuaikan sesuai kebutuhan. Dan karena adanya prinsip terbuka dan transparan, setiap orang dapat memantau kemajuan mereka.

Kombinasi akuntabilitas dan transparansi mendorong keterlibatan karena anggota tim dapat dengan cepat melihat bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.

OKRs tidak perlu dilacak setiap hari. Pelacakan ini bisa dilakukan secara rutin seperti seminggu sekali. Ini yang dilakukan oleh Google. Mereka mengadakan pertemuan bulanan untuk mendiskusikan tentang kemajuan, penghalang dan mengupdate pencapaian OKRs triwulan mereka. Selama pertemuan semacam itu, ada empat opsi yang dimiliki oleh kontributor OKRs; lanjutkan, perbarui, mulai dan hentikan.

Jika tindakan masih di jalurnya, maka cukup melanjutkan apa yang dilakukan saat ini. Namun, jika kondisi eksternal membuat hasil utama tidak dapat diperoleh maka yang terbaik adalah memperbaharuinya agar target tetap tercapai. Bahkan mungkin perlu untuk memulai OKRs baru di pertengahan kuartal. Dan, sayangnya, OKRs yang gagal terkadang perlu diistirahatkan, yang berarti menghentikannya di tengah siklus.

Lalu bagaimana para kontributor OKRs melacak kemajuan? Sejauh mana mereka telah melangkah?

Google menggunakan skala kode warna 0 - 1.0 yang memungkinkan kontributor OKRs menilai seberapa berhasil mereka menyelesaikan hasil utama.

0,0 - 0,3 = merah, berarti tidak ada kemajuan yang dibuat.
0,4 - 0,6 = kuning, berarti kemajuan telah tercapai tetapi hasil utama tetap tidak terpenuhi.
0,7 - 1,0 = hijau, berarti hasil kunci telah dicapai.

Dengan skor kode berwarna ini membantu menunjukkan dengan tepat apa yang berjalan dan apa yang tertinggal. Ini membantu tim menyesuaikan prioritas dengan tepat.

Jadi dengan Anda terus melacak OKRs, perusahaan dapat memastikan bahwa mereka menuju ke arah yang benar.

Sekarang kita masuk ke bagian akhir dari kekuatan dari OKRs, Stretch Goal untuk keluarbiasaan.
Harapan sebuah bisnis ada tentu bukan hanya sekedar ada melainkan menjadi yang terbaik sektornya. OKRs bisa membantu Anda melakukannya.

Setelah memiliki tujuan yang terfokus, adanya keselarasan dari manajemen level atas ke level bawah dan adanya sistem pelacakan, yang terakhir dibutuhkan adalah stretch goals, serangkaian goal berisiko tinggi yang mungkin untuk dicapai. Goal ini mendorong perusahaan untuk bertumbuh dan berkembang.

Lalu bagaimana mengetahui sebuah target adalah stretch goals dan sudah tepat untuk mereka?

Di Google, OKRs ini dipisah menjadi dua kategori; committed goals dan aspirational atau stretch goals. Committed goals biasanya berkaitan dengan proyek penting dengan metrik yang perlu diukur setiap hari seperti rilis produk, penjualan atau perekrutan karyawan baru. Jadi manajemen menetap target di tingkat perusahaan, dan karyawan menetapkan target di tingkat departemen. Secara umum, committed goals diharapkan dapat dicapai 100%.

Sedangkan aspirational atau stretch goals mencerminkan gambaran yang lebih besar, risiko yang lebih tinggi, dan gagasan yang lebih condong ke masa depan. Mereka dapat berasal dari tingkatan mana pun dalam perusahaan. Ini adalah gol yang menantang untuk dicapai. Tingkat kegagalan rata-rata 40% adalah bagian dari goal jenis ini.

Untuk meningkatkan peluang keberhasilan, stretch goals tidak boleh tampak seperti perjalanan panjang ke mana-mana. Juga tidak dapat dipaksakan dari atas tanpa memperhatikan kenyataan di lapangan. Komitmen karyawan sangat penting, sehingga para pemimpin harus menyampaikan pentingnya hasil dan percaya bahwa itu dapat dicapai.

Dengan Anda menerapkan stretch goals ini akan memungkinkan bisnis Anda unggul di sektornya.

Tinjauan kinerja tahunan itu mahal, melelahkan, dan sebagian besar sia-sia. Jika Anda bekerja untuk perusahaan besar, mungkin Anda telah mengikuti tinjauan kinerja tahunan. Rata-rata, mereka membutuhkan 7,5 jam waktu manajer untuk setiap laporan langsung. Namun hanya 12 persen pemimpin SDM yang menganggap proses tersebut “sangat efektif” dalam mendorong nilai bisnis. Sedangkan hanya 6 persen yang berpikir itu sepadan dengan waktu yang dibutuhkan.

Sama seperti OKRs triwulanan yang membuat tujuan tahunan menjadi usang. Anda membutuhkan alat yang setara untuk merevolusi sistem manajemen kinerja yang sudah ketinggalan zaman. Singkatnya, Anda membutuhkan model SDM baru untuk meningkatkan kinerja perusahaan Anda.

Alternatif yang saya tawarkan untuk meninjau dan meningkatkan kinerja perusahaan Anda adalah dengan menggunakan CFRs atau Conversations, Feedback, dan Recognition. Seperti OKR, CFRs memperjuangkan transparansi, akuntabilitas, pemberdayaan, dan kerja tim di semua tingkat perusahaan. CFR memungkinkan para pemimpin dan kontributor untuk duduk dan mendiskusikan topik-topik penting. Apakah tujuan yang Anda capai realistis? Apakah itu bahkan tujuan yang tepat untuk dikerjakan? Dan apakah itu memotivasi?

Adobe, misalnya. Dulu setiap bulan Februari, tepat setelah tinjauan kinerja tahunan, akan ada peningkatan pengunduran diri secara sukarela. Apakah karena berhenti atau pensiun muda. Namun, setelah membuang sistem peninjauan mereka demi sistem mirip CFR yang disebut "check-in", pengunduran diri secara sukarela Adobe telah menurun secara dramatis.

Dengan menerapkan OKRs dan CFRs pasti akan berkontribusi pada budaya tempat kerja yang lebih baik. Memiliki tim kontributor yang bekerja menuju tujuan bersama – ditambah dengan komunikasi yang transparan dan akuntabilitas individu, harus menjadi cara yang jelas untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Dan sementara OKRs memberi makna pada tujuan kontributor, CFRs memberikan semangat hidup yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Bersama dengan pemikiran luas yang ambisius, perusahaan dapat menggunakan teknik ini untuk meraih bintang, dan memelihara budaya tempat kerja yang optimis dan berorientasi pada orang yang menyertainya.

Bagaimanapun, perusahaan yang memperlakukan karyawannya sebagai mitra, bukan bawahan. Inilah yang membuat perusahaan bisa lebih berhasil di masa depan.

John Doerr adalah seorang insinyur, kapitalis ventura terkenal, dan ketua Kleiner Perkins.

 Selama 37 tahun, John telah melayani pengusaha dengan kecerdasan dan optimisme, membantu mereka membangun perusahaan yang kuat. Pada tahun 2018, ia menulis Measure What Matters, sebuah buku pegangan untuk menetapkan dan mencapai tujuan yang berani. Melalui buku dan platformnya, WhatMatters.com, ia berbagi pelajaran berharga dari beberapa inovator paling berani di zaman ini.

Begitulah Nandia menemukan cara untuk mengatasi masalah di bisnisnya. Inilah beberapa poin-poin penting yang ia catat dan terapkan dalam bisnisnya:

Ada 4 kekuatan dari OKRs (Objectives & Key Results):
1. Fokus dan komitmen pada prioritas
2. Selaras dan terhubung untuk kerja sama tim
3. Lacak untuk akuntabilitas
4. Stretch goal untuk keluarbiasaan

Cara untuk meningkatkan kinerja perusahaan Anda adalah dengan CFRs atau Conversations, Feedback, dan Recognition.

Terima kasih telah mengikuti perjalanan Nandia, semoga Anda menikmati & mendapatkan manfaat dari DeRing ini.

Sampai bertemu di Baring selanjutnya. Jika ada masukan dan ide untuk Baring.Digital, silakan email kami di ingat@baring.digital

Sukses selalu untuk Anda.