Cara pandang orang tentang negosiasi dan bernegosiasi itu sendiri mengalami banyak perubahan pada era 80an. Fokusnya berubah dari bagaimana mendominasi lawan dalam setiap situasi tawar menawar, menjadi mencari cara meyakinkan lawan negosiasi untuk menerima hasil yang saling menguntungkan. 

Singkatnya adalah perubahan dari win-lose menjadi win-win.

Di sini kita akan berusaha menjembatani jurang antara apa yang orang kira mengenai apa yang dibutuhkan dalam negosiasi win-win dan apa yang mereka perlukan untuk berhasil. 

Ada dua kata kunci pertama trading zone: yaitu sebuah perasaan di mana kedua belah pihak merasa optimis akan sampai pada suatu kesepakatan. 

Yang kedua adalah back table: orang atau sekelompok orang yang mana Anda melapor kepada mereka. 

Dan sesuai dengan sumbernya, maka untuk orang yang diajak bernegosiasi diistilahkan dengan 'rekan'

Salah satu aspek negosiasi paling sulit adalah bagaimana menghadapi individu yang tidak bisa diyakinkan oleh banyaknya bukti atau pendapat. Bagaimana Anda menggerakkan orang seperti ini ke dalam trading zone?

Salah satu aturan utama negosiasi adalah menganggap rekan Anda itu rasional. Yang ada adalah Anda tidak memahami bagaimana dia memandang segala sesuatunya. Beda pengalaman hidup bisa menjadikan seseorang terlihat aneh. Jadi jangan terburu-buru mengambil kesimpulan, coba bayangkan bagaimana negosiasi berjalan dari sudut pandang rekan Anda. 

Pertama, coba tanyakan langsung masalah apa yang ingin dia pecahkan. Pertanyaan seperti “mungkin jika saya memahami apa yang sedang Anda hadapi, kita bisa memasukkan beberapa hal baru dalam perhitungan”.

Kedua, Anda bisa menyetujui beberapa permintaan rekan Anda tanpa harus memotong pembicaraan meski menurut Anda permintaan tersebut tidak produktif. Kadang-kadang Anda harus berusaha berjalan dengan cara baru, meski bagi Anda terasa tidak produktif.

(Selama Anda tidak menyepakati apapun yang tidak bisa memenuhi kepentingan perusahaan Anda, Anda tidak akan rugi meski menyetujui permintaan yang tampaknya tidak produktif.)

Aturan emas saya mengenai negosiasi adalah bahwa Anda harus memperlakukan rekan Anda sama seperti Anda ingin diperlakukan. Teori negosiasi menyatakan bahwa Anda harus fokus pada kepentingan, bukan posisi: pisahkan antara menemukan dengan melakukan; berinvestasilah sebesar-besarnya pada pertanyaan “bagaimana jika”; selalu berpegang pada kriteria objektif; dan berusahalah membangun kesepakatan yang nyaris terbentuk sendiri.

Tapi jika rekan Anda benar-benar tidak rasional, semua aturan normal bisa Anda abaikan. Jika Anda yakin berurusan dengan orang yang mampu mengambil risiko apapun supaya Anda tidak mendapat apapun, maka bersiaplah menulis memorandum yang menekankan pada beberapa kemungkinan kesepakatan, dan kemudian tetapkan tenggat untuk mengakhiri negosiasi. Tahu kapan Anda pergi.

(Trading zone juga adalah sebuah tempat di mana ide-ide dan metode yang saling berlawanan bisa bersatu menjadi pemahaman bersama – Peter Galison, Profesor fisika dan sejarah sains di Universitas Harvard)

Ada tiga strategi:

Carilah solusi elegan

Adalah sebuah usulan tandingan yang akan menciptakan lebih banyak nilai untuk kedua pihak dibandingkan yang berusaha diajukan oleh gorilla 450kg tersebut.

Pertama, untuk menguatkan walk away Anda pikirkan cara mengubah strategi bisnis Anda. Terutama, carilah cara paling murah untuk mendapatkan keuntungan yang lebih besar pada kontrak Anda sekarang ini. Kedua, membangun solusi elegan, jelajahi lebih jauh kepentingan pihak lain. Ketiga, pertimbangkan cara lain menciptakan nilai untuk pihak yang lebih kuat.

(Walkaway: kondisi di mana Anda bisa mundur dari negosiasi dan (diharapkan) rekan Anda yang merasa rugi, sehingga diharapkan akan berubah pikiran.)

Temukan Asas ketertarikan

Pertimbangan nonmoneter seringkali lebih penting dari satu atau kedua rekan negosiasi lebih dari yang Anda kira. Berikut ada beberapa asas ketertarikan yang mungkin bisa berhasil dalam negosiasi bisnis.

• Kita sudah bekerjasama dengan baik dan menguntungkan di masa lalu.
• Kami mengenal bisnis ini lebih baik dari siapapun.
• Kita punya hubungan kerja yang hebat.
  
  

Bentuk aliansi strategis dengan pesaing Anda  

Sebagai pihak yang lebih lemah dalam sebuah negosiasi, Anda bisa meningkatkan posisi Anda dengan membentuk aliansi strategis yang bisa memotong kemampuan pesaing Anda yang lebih kuat untuk memberikan tawaran yang lebih baik yang bisa menyingkirkan Anda.

Pilihan lainnya adalah melewatkan pesaing utama Anda dan mendekati pesaing lebih kuat berikutnya untuk bisa menjalin rekanan dengan mereka.

Penciptaan nilai bergantung pada upaya mencari dan melakukan jual beli yang membuat masing-masing pihak memenuhi kepentingan mendasar mereka. Jika paket yang Anda ciptakan membantu kedua pihak melebihi alternatif terbaik mereka pada sebuah kesepakatan yang sudah dinegosiasikan, maka masuk akal untuk menerima tawaran Anda.

Ada empat langkah penciptaan nilai yang semua negosiator harus lakukan:

Bersiap untuk menciptakan nilai. Apa pilihan walk away Anda? Dan apakah kepentingan Anda sesuai peringkat? Analisa dan perkiraan yang teliti, dan juga percakapan dengan berbagai macam pihak, bisa membantu Anda menjawab pertanyaan ini.

Jelajahi kepentingan dan tambah hasilnya. Mengajukan pertanyaan, kemudian dengarkan dengan seksama jawabannya adalah cara terbaik mengungkapkan kepentingan tersirat dari rekan Anda.   

(Penciptaan nilai bisa cukup ketika semua pihak tiba-tiba menemukan perbedaan nilai yang mendasar. Jika ini terjadi, jembatani hal itu dengan nilai umum yang bisa memberikan motivasi untuk bekerja bersama)

Mainkan “bagaimana jika”. Praktik penciptaan nilai hampir selalu berarti bermain “bagaimana jika”. Terutama untuk menguji jika jual beli ini memang benar-benar menghasilkan nilai, cobalah pada semua sisi.

(Jangan salah: kadang-kadang dalam setiap negosiasi ada saatnya nilai yang Anda ciptakan harus dibagi atau didistribusikan. Itulah saat kesempatan Anda menang meningkat.)

Bawa rekan baru dalam perjanjian. Apa yang Anda lakukan ketika kepercayaan antara negosiator sangat sedikit atau malah tidak ada? Cobalah merekrut penghubung atau penengah yang dipercayai kedua belah pihak. Orang ini bertindak sebagai jalan agar fokus untuk menciptakan nilai. Peran ini bisa diisi oleh seorang mediator profesional atau dengan seseorang yang pernah bekerja sama dengan kedua belah pihak di masa lalu.

Hanya karena Anda bernegosiasi dengan rekan strategis bukan berarti Anda tidak boleh meraih sebanyak mungkin nilai dalam negosiasi tersebut. Dengan menyesuaikan pendekatan Anda saat tawar menawar dengan rekan yang menjadi kunci strategi Anda, Anda bisa membangun aliansi dengan cara yang membantu Anda memenangkan negosiasi win-win.

Perhatikan baik-baik kebutuhan dan kepentingan khusus rekan Anda. Seperti yang sudah saya tunjukkan, untuk menunjukkan komitmen memelihara hubungan strategis jangka panjang, negosiator harus mendengarkan dengan seksama pemikiran dan perasaan pihak lain. Pertemuan rutin untuk memeriksa kepentingan adalah cara sederhana tapi efektif untuk membangun hubungan. 

Lebih fokuslah pada menciptakan nilai, bukan pertarungan distribusi. Ini berarti lebih banyak waktu tercurah untuk brainstorming, untuk mempertimbangkan paket yang lebih kompleks dari biasanya, dan berbagi lebih banyak nilai mengenai kepentingan Anda dibanding orang lain.

Tekankan pada nilai hubungan jangka panjang . Sesuatu yang sederhana seperti makan siang bersama – berbicara mengenai keluarga atau liburan – bisa memperbesar kemungkinan pihak tersebut akan saling percaya meski ada yang berpendapat bahwa tidak ada lagi yang bisa ditawarkan pada bidang tertentu. 

Berikan rekan strategis Anda keuntungan dari keraguan. Jika Anda merasa rekan negosiasi Anda berusaha meningkatkan posisi dengan cara yang tidak adil, penuhi saja permintaan mereka, kemudian pertimbangkan jika ada cara untuk memecahkan permasalahan mereka tanpa membahayakan organisasi Anda. Ketika Anda memperlihatkan pihak lain bahwa Anda memperlakukan permintaannya dengan serius, Anda bisa menghindari kebencian yang sia-sia dan memelihara hubungan.

Mengelola konflik antara jabatan. Banyak perusahaan yang akhir-akhir ini bersuasana panas. Konflik internal semakin memanas ketika manajemen puncak menetapkan perubahan besar-besaran dalam praktik bisnis.

Konflik antar rekan kerja dan antar divisi akan membuang sumber daya, menurunkan efektifitas, dan mengalihkan setiap orang dari tujuan mereka.

Cara terbaik untuk mengatasi konflik adalah melalui negosiasi langsung antara mereka yang terpengaruh oleh perubahan manajemen yang diajukan .

Langkah pertama adalah meminta semua pihak sepakat akan jangkauan dan sumber kesulitan yang diciptakan oleh perubahan tersebut.

Langkah kedua dalam negosiasi ini adalah mengenai sebuah paket pertukaran yang akan membantu membuat rencana manajemen matriks ini bisa berhasil buat semua orang.

Seperti halnya musisi jazz yang banyak belajar untuk menjadi spontan, negosiator akan memiliki lebih banyak kesempatan untuk masuk ke dalam trading zone dan mendapatkan lebih dari pihak lain jika mereka meningkatkan kemampuan improvisasi mereka.

Improviser yang berhasil adalah yang penuh perhatian. Dalam sebuah negosiasi bisnis, tidak peduli asumsi apa yang Anda bawa dari awal, Anda harus mendengarkan dengan seksama untuk melihat apakah lawan bicara Anda bersikap seperti yang Anda harapkan. Improvisasikan pertanyaan yang ditujukan untuk memaksimalkan nilai dan peluang bersama, kemudian dengarkan dengan seksama bagaimana respon pihak lain.

(Tetaplah memperhatikan mood, sikap tubuh, dan sinyal-sinyal terselubung yang diberikan rekan Anda. Setiap saat dalam negosiasi, rekan Anda mengirimkan pesan terselubung.)

Improviser yang berhasil itu fleksibel. Langkah berikutnya dalam improvisasi negosiasi yang berhasil adalah mengesampingkan strategi dan taktik yang sudah ditetapkan sebelumnya dan menciptakan yang baru on the spot. Mintalah ijin kepada back table Anda untuk menjelajahi pilihan baru on the spot.

Improviser yang berhasil menggunakan unsur kejutan. Kebanyakan orang yang sulit dinego akan terkejut ketika Anda berubah dari pola pikir win-lose menjadi penciptaan nilai dan kolaborasi. Hal itu membuka peluang bagi orang yang membuat langkah mengejutkan itu untuk mendapatkan hasil.

Beberapa berpendapat bahwa tambahan hanya memperumit kontrak bisnis dan perjanjian lain. Memang benar bahwa perjanjian tambahan bisa memperumit negosiasi; tapi dengan sedikit persiapan, keuntungan akan jauh melebihi biaya. 

Negosiator bisa menggunakan kesepakatan tambahan atas beberapa alasan:

• Menjadikan komitmennya berjalan sendiri
• Mengatasi ketidaksepakatan teknis
• Berencana untuk mengumpulkan
• Mendahului litigasi
  
  

(Selama negosiasi jangan takut mengemukakan kekhawatiran mengenai kemungkinan masalah ke depannya; tunjukkan bahwa hal tersebut bisa ditangani dengan kesepakatan tambahan)

Pertama, perlu diperjelas bahwa berusaha mengubah “mereka yang tidak percaya” mungkin adalah kesalahan dan mustahil menghasilkan dialog konstruktif. Lebih baik tujuan dari dialog itu adalah berbagi ide, mengedepankan hal yang mengarah pada pemahaman bersama, dan melihat dalam hal apa kita bisa bersepakat. 

Jangan terlalu memasukkan diskusi ini ke hati. Fokus saja pada hasil yang menghargai prinsip setiap orang. Bicaralah kepada orang yang Anda tidak sepakat sama dengan bagaimana yang Anda harapkan orang itu berbicara kepada Anda.

(Sikap memperhatikan, fleksibilitas, humor, dan kemampuan untuk memanfaatkan kejutan adalah keahlian berharga dalam berurusan dengan skeptis sejati atau bernegosiasi dengan mereka yang  berbeda pendapat dengan Anda)

Setiap negosiator yang berpengalaman tahu bahwa dia harus mencari cara membuat back table (atasan) rekannya tertarik – untuk membangun koalisi dengan mereka. Merekalah yang menyetujui apapun syarat-syarat dari kesepakatan akhir.

Fokus Anda harus pada menyerang – bagaimana membangun koalisi kemenangan (dengan kata lain bagaimana membuat back table pihak lain memihak Anda)

Mempersiapkan negosiasi banyak pihak

Penting untuk memperhatikan konflik atau perbedaan potensial antara kepentingan dari rekan Anda selama negosiasi dan back table mereka. Sama halnya, jika Anda melihat terbentuknya koalisi penghambat, Anda harus bisa memperkirakan apa yang sebenarnya diinginkan oleh back table mereka, dan memenuhinya. 

Ketika Anda sudah memahami alternatif terbaik lawan negosiasi Anda, maka Anda bisa mengenali bagaimana cara cepat untuk membuat mereka setuju.

Tujuan Anda sebagai negosiator CEO dalam situasi ini adalah pertama-tama membangun koalisi dengan back table Anda sendiri dan kemudian membangun koalisi kemenangan dengan back table rekan Anda dengan menawarkan kesepakatan yang baik untuk mereka dan hebat untuk Anda.

(Anda tidak ingin terlalu banyak memberi tawaran. Anda tidak harus menyediakan apapun yang mereka inginkan; Anda hanya perlu menyesuaikan tingkat walk away realistis mereka.)

(Pelajaran untuk semua negosiator banyak pihak, pilih rekan koalisi Anda secara hati-hati.)

Fasilitasi adalah proses membimbing banyak pihak, negosiasi banyak hal dalam dan luar organisasi yang seringkali bertujuan menghadapi konflik atau mengatasi perselisihan tertentu.

Perbedaan dengan mediasi adalah bahwa mediasi fokus membawa orang-orang yang tepat dalam proses dan mengimplementasikan kesepakatan akhir. Kebalikannya, fasilitasi cenderung digunakan pada awal negosiasi pemecahan masalah, sebelum konfliknya terbentuk. Di samping itu, pekerjaan fasilitasi cenderung dibatasi oleh apa yang terjadi selama negosiasi saat para pihak bertatap muka.

Membawa fasilitator profesional dalam negosiasi membantu untuk:

1. Bekerja dengan kelompok untuk menstrukturisasi sebuah agenda.
2. Merancang dan mendorong aturan dasar yang membangun Konsensus.
3. Mencatat ringkasan yang adil dan akurat dari hasil yang sudah dinegosiasikan. 
   
   

Dengan menempatkan sistem penanganan perselisihan yang tepat, menjadikan sebagian besar beda pendapat atau salah paham bisa dihindari. Ada sejumlah penemuan pasti dari beberapa studi untuk mendukung hal ini.

Kelompok bisa mencegah perselisihan dengan:

• Merancang sebuah kesepakatan di muka yang meletakkan prosedur-prosedur spesfik untuk memecahkan masalah.
• Meminta manajer senior berkomitmen untuk segera bertindak saat ada tanda-tanda awal permasalahan.
• Menjadi pihak netral punya wewenang untuk mengambil keputusan jika diperlukan.
• Menetapkan penahanan insentif finansial atau bonus pencegahan perselisihan sebagai motivasi.
  
  

(Saat orang lain berbohong, Anda bisa: menamakannya sebagai bohong, membingkainya dengan mendalilkan motif sang pembohong dan menawarkan bukti-bukti yang berlawanan yang bisa diterima oleh setiap pengamat netral. Dan bertanggungjawablah untuk perubahan Anda)

Setiap orang dalam organisasi yang bisa membantu mengajari orang lain bagaimana bernegosiasi lebih efektif bisa menjadi pelatih negosiasi.

Pelatih yang baik adalah mereka yang:

• Membantu Anda menentukan tujuan Anda sendiri daripada memberitahu tujuan yang seharusnya.
• Mendorong Anda mencoba taktik baru dan mengambil risiko.
• Menawarkan bantuan sambil membimbing Anda menghadapi permasalahan dan alasannya.
• Mengajukan pertanyaan yang membuat Anda bisa menemukan apa yang bisa Anda pelajari dari pengalaman Anda sendiri.
• Ajaran mereka sama dengan praktik mereka.
• Secara jujur dan rendah hati berbagi pengalaman negosiasinya sendiri, baik positif maupun negatif.
  
  

(Kita semua butuh pelatih yang bisa kita tanyai pada beberapa situasi. Adalah seseorang yang memahami apa yang terjadi, simpatik terhadap kepentingan kita, memberi kita kritik dan dukungan yang kita perlukan untuk menguji kemungkinan strategis supaya rekan negosiasi meminta nasihat yang berbeda dari back table mereka.)

Lawrence Susskind adalah professor Yayasan Ford untuk Perencanaan Kota dan Lingkungan di institut Teknologi Massachusetts, di mana dia telah menjadi anggota selama empat puluh tahun. Dia juga adalah pendiri dan Kepala Bidang Pengetahuan dari Institut pembangunan konsensus, sebuah perusahaan mediasi nirlaba yang memberikan bantuan penciptaan konsensus pada beberapa perselisihan paling rumit di dunia. Dia membantu menciptakan Program Negosiasi Antar Universitas di Jurusan Hukum Harvard, di mana saat ini dia adalah wakil kepala dan menyediakan pelatihan eksekutif lanjutan.

Setelah membaca buku ini, Marcus paham apa yang perlu dilakukannya. Agar ia tidak lupa, ia pun mencatat beberapa note dari buku ini, seperti:

• BINGKAI ULANG AMANAT DAN PRIORITAS REKAN ANDA
• AJUKAN PAKET YANG BAIK UNTUK MEREKA DAN HEBAT UNTUK ANDA
• GUNAKAN PENAWARAN TAMBAHAN UNTUK MERAIH LEBIH DARI PIHAK LAIN
• BANTU REKAN ANDA MEMBERIKAN HASIL TERBAIK KEPADA BACK TABLE MEREKA
• LINDUNGI PERJANJIAN DARI KEMUNGKINAN YANG KURANG DIINGINKAN
• BANGUN KEMAMPUAN NEGOSIASI ORGANISASI ANDA
  
  

Terima kasih telah menyimak BaRing kali ini. Semoga Anda mendapatkan manfaatnya. Sampai jumpa di Baring selanjutnya.

Jika ada masukan dan ide untuk Baring.Digital, silakan email kami di ingat@baring.digital