Perubahan adalah sebuah penderitaan: berbagai jenis perubahan besar membuat orang harus mempertegas fokusnya, meningkatkan kinerjanya, dan harus mampu memberikan perubahan berarti juga. 

Keberatan dan penolakan yang kita rasakan dalam berbagai proses perubahan semakin terasa nyata. Rasa takut, dorongan untuk menyerah dan hambatan lainnya membuat perubahan menjadi sebuah tantangan besar bagi kita. 

Salah satu hal kunci yang perlu ditingkatkan dan dikuasai oleh organisasi adalah kemampuan untuk mengeksekusi perubahan seefektif mungkin melalui sistem yang lebih kompleks. 

Coaching/pelatihan akan memberikan dampak yang nyata. Berikan pelatihan maka orang akan belajar lebih banyak, rata-rata 6 kali lebih banyak. Para coach mengetahui kapan perubahan menghampiri, kapan perubahan telah tiba, kapan perubahan perlu sentuhan, dan kapan perubahan terjadi terlalu cepat. 

Sebagai alat perubahan, para coach membantu mengelola laju perubahan dan transisi samar yang terjadi pada satu perubahan ke perubahan lain. Dengan memahami bagaimana cara otak kita bekerja, kita akan bisa membuat prosesnya menjadi tidak terlalu menyakitkan. 

Perubahan bisa terjadi di mana saja, bisa di dalam kultur dan struktur organisasi, level individu, tim maupun dalam level hubungan sosial. Coach merupakan orang-orang yang tepat untuk memfasilitasi ini semua.

Metode yang biasa digunakan untuk memperoleh ilmu dari para coach adalah dengan menyewa atau mempekerjakan coach dari luar organisasi.

Metode ini biasa dilakukan karena orang dalam organisasi terlalu sibuk dan tidak punya waktu untuk mempelajari kemampuan dan aktivitas secara mandiri. Dan selain itu, coach dari luar, biasanya telah memiliki ilmu dan penguasaan yang berlisensi dan pengalaman bertahun-tahun. 

Memang biaya mempekerjakan coach tampak sangat mahal. Tetapi, penelitian menunjukkan bahwa hasil dari investasi ini sangatlah positif. Penelitian lain, bahkan, menunjukkan bahwa pelatihan dengan coach dari luar organisasi bisa memberikan dampak yang sangat kuat pada kemampuan kepemimpinan dan efektivitas orang-orang yang dilatih, dan perubahan signifikan yang begitu kentara pada tim yang berada di level bawah. 

Tapi tantangannya adalah, kerumitan pada manajemen. Proses dalam membawa coach luar tidak begitu berbeda dengan mempekerjakan staf baru. Para coach harus memahami kultur dan mengetahui bagaimana cara yang tepat untuk membaur ke dalam sistem organisasi. Dengan kata lain, pasti akan diperlukan proses adaptasi dan perkenalan. 

Akan banyak waktu yang terbuang, terutama pada proses pelaporan, penjadwalan, proses kontrak, dan proses pembayaran.

Sedangkan, dengan coach yang berasal dari dalam organisasi, segala perkara logistik yang menjadi kendala bisa jauh lebih mudah dikelola, ditambah dengan tidak perlu beradaptasi lagi pada sistem, bahasa, struktur, sejarah, dan visi perusahaan. Dengan begitu, metode ini juga lebih efisien. 

Banyak coach yang berasal dari dalam organisasi merasa berlatih kemampuan melatih membuat mereka bisa menggunakannya dalam keseharian. Mereka jadi bisa mengubah cara mereka melakukan rapat, mengorganisir waktu mereka, dan mengubah cara mereka berinteraksi dalam berbagai percakapan di keseharian mereka. 

Dengan kata lain, memanfaatkan coach dari dalam organisasi, selain lebih menghemat biaya, juga merupakan investasi yang lebih luas manfaatnya. Bahkan, beberapa orang yang tadinya berpikir untuk keluar dari organisasi (mungkin karena bosan atau motivasi menurun, dan bahkan ada beberapa dengan alasan finansial), tidak jadi keluar dari organisasi karena diberikan pelatihan dengan atau sebagai coach dari dalam organisasi.

Menurut penelitian, para pemimpin jadi merasa lebih empati dan lebih sedikit berprasangka. Mereka juga lebih sabar dan bersedia mengerahkan usaha lebih untuk mencari tahu makna di balik peristiwa. Mereka pun jadi lebih membebaskan dan mendorong para pekerja untuk mencari jawaban dari pertanyaan masing-masing secara mandiri, tentunya sambil dibimbing dan diberi dukungan. 

Coach dari dalam memberikan ikatan yang lebih dalam antar anggota dengan organisasinya, memperkuat hubungan internal dan menyebarkan dampak dari pelatihan yang diberikan. Ini melahirkan kepercayaan dalam tubuh organisasi dan membuat pergerakan organisasi semakin solid, yang mana pada akhirnya menghasilkan sesuatu yang berkualitas jauh lebih baik. 

Lingkungan tempat kerja, kultur organisasi menjadi lebih baik jika yang melatih diperoleh dari dalam organisasi. Pemimpin menjadi jauh lebih efektif jika melatih menjadi coach. Dan sekali lagi, keuntungan ini tidak bisa diperoleh jika coach diambil dari luar.

Individu yang biasanya diminta untuk menjadi coach internal adalah para pemimpin dan orang-orang HRD. Mereka ini biasanya merupakan anggota tim yang memiliki performa tinggi (yang mana tidak ada masalah dengan kepercayaan pada diri dan kemampuannya). Mereka merupakan orang-orang yang sudah cukup sukses dan berpengalaman. 

Terkadang, tim coach internal ini meliputi CEO dan manajemen-manajemen tingkat tinggi lainnya, yang telah dipilih untuk menjadi coach oleh pihak-pihak yang berada di level eksekutif yang lebih tinggi. Menjadi pilihan untuk sesuatu yang positif bisa menjadi motivasi untuk perubahan perilaku yang lebih positif.

Terkadang mereka malah saling melatih satu sama lain. Tapi seringnya, mereka melatih level yang di bawah mereka. 

Semakin tinggi Anda memulai menjadi coach, maka akan semakin baik. Karena, Anda berarti semakin berpengalaman. Tidak ada coach yang lebih baik daripada yang paling memiliki pengalaman.

Otak kita memiliki kecenderungan untuk merasa takut pada situasi sosial yang baru. Bahkan ada penelitian yang mengatakan, keambiguan bisa membuat otak kita bersiaga dengan rasa takut. Jadi, jika kita menggunakan coach dari dalam organisasi, maka akan ada kemungkinan penolakan dari anggota organisasi lainnya. 

Bisa jadi ini disebabkan oleh jam terbang yang masih kurang, atau mungkin karena perubahan ikatan yang tadinya teman sebaya menjadi guru-murid, dan sebagainya. Intinya hanya pada masalah rasa percaya. Ketika sudah sering melatih, maka perasaan seperti ini akan hilang dengan sendirinya. Karena itu, ketika kita meminta salah satu pemimpin menjadi coach, pastikan kita mendukungnya. 

Di sisi lain, meminta pemimpin untuk memberikan pelatihan bukanlah perkara mudah. Ketika Anda menawarkan seseorang untuk menjadi coach, selalu ada bagian dari diri orang tersebut yang merasa tidak membutuhkan atau malah merasa terancam. 

Tetapi, ketika mereka mulai belajar untuk melatih, mereka akan menyaksikan sendiri bahwa ini bisa membantunya untuk berkembang, dan saat itu terjadi, mereka akan mempelajari dengan lebih termotivasi, lebih tekun dan lebih mandiri.

Area yang biasanya menjadi sasaran pelatihan adalah area yang sedang mengalami transisi, meningkatkan performa dan kemampuan, serta yang sedang mengalami kesulitan. 

Masa orientasi juga merupakan area penting bagi tim pelatihan internal. Pada masa ini, tim pelatihan internal mengganti program bimbingan atau memperbaharui dan meningkatkan kualitas program bimbingan. Salah satu alasannya adalah karena pelatihan memiliki banyak struktur daripada bimbingan. Bimbingan lebih informal dan hanya diperlukan untuk perkara dasar saja, tidak terbagi menjadi sejumlah sesi. 

Ada beberapa masalah yang perlu dipertimbangkan oleh tim para coach saat masa orientasi:

• Pelatihan harus bersifat optional. Memang mengedukasi orang lain merupakan hal yang sangat penting dan sangat menguntungkan semua pihak, tetapi ini harus bersifat optional. Yang dilatih harus siap untuk dilatih.
• Perlu merancang sejumlah struktur dan kejelasan untuk membuat orang mengetahui apa yang sebenarnya akan mereka dapatkan dari pelatihan ini. Anda bisa mengubah pelatihan ini menjadi produk, supaya terlihat lebih menarik dan lebih efektif.
• Dengan meminta pihak yang dilatih untuk memilih sendiri coach yang diinginkannya, akan mempermudah proses pelatihan. Ini adalah cara terbaik untuk memberikan pelatihan.
• Singkirkan tiap hambatan yang bisa Anda temukan dan bisa Anda pikirkan segera. 

Mengembangkan kemampuan adalah mengenai perkembangan tim atau subjek kemampuan yang sesuai dengan peran di organisasi. Salah satu alasan kenapa perlu pengembangan di bidang kemampuan ini adalah tekanan untuk terus belajar. Orang dituntut untuk belajar lebih banyak dan lebih cepat. Sedangkan mereka tidak memiliki waktu untuk belajar banyak.

Berikut ini beberapa hal-hal dasar untuk bisa mencapai hasil pelatihan yang efektif: memiliki penawaran produk pelatihan yang jelas; menentukan siapa saja yang akan dilatih; memutuskan siapa yang melakukan pelatihan.; tujuan melatih jelas; sangat memahami program yang diberikan; Tahu apa yang ingin dicapai; memahami cara menyesuaikan pelatihan dengan tujuan bisnis; dsb. 

Orang-orang HR dan para pemimpin adalah yang biasa dipilih sebagai coach, dan merupakan hal yang penting untuk bisa mengkombinasikan mereka. Model paling umum adalah 6 bulan pelatihan kemudian digilir lagi. 

Kendala coach internal antara lain: kredibilitas, kepercayaan, konflik kepentingan, ikatan, tuntutan vs kemampuan. Kendala-kendala ini bisa diatasi melalui pengawasan, pelatihan yang serius, rekrutmen yang hati-hati, dan kebijakan yang kuat.

Penting untuk memastikan pelatihan yang diberikan pada para calon coach cukup untuk melakukan pelatihan, dan yang pasti juga supaya waktu berlatih mereka benar-benar optimal. Penting juga untuk membuat pelatihannya terstruktur dengan baik dan cukup sederhana, serta bisa meningkatkan performa. Ini semata-mata supaya aktivitas yang memakan waktu dan biaya ini bisa benar-benar memberikan hasil yang efektif. 

Para coach kemudian harus memiliki kemampuan, kualitas yang sesuai, sikap, pemahaman organisasi secara umum dan memiliki standar atau kualifikasi.

Sebelum memulai proses program pelatihan internal, ada beberapa hal yang perlu dilakukan:

1. Anda perlu menentukan visi dan merancang rencana atas apa yang ingin Anda capai. Alangkah baiknya jika Anda bisa merencanakan untuk bisa memberikan manfaat pelatihan yang bertahan tiga hingga empat tahun ke depan.
    
2. Menguji dan meminta masukan dari pihak yang lebih tinggi. Ini bisa membuat pelatihan yang diberikan menjadi lebih efektif, karena telah diseleksi terlebih dahulu.
    
3. Pastikan yang dipilih sebagai coach adalah mereka yang memang sudah menguasai bidang yang akan dilatih. Ini akan bisa menjadi lebih mudah jika di dalam organisasi dibuat perkumpulan para coach.
    
4. Sebelum para coach mulai melatih, mereka harus memiliki definisi melatih yang cukup jelas. Tanyakan diri Anda apa yang sebenarnya Anda maksud dengan proses melatih? Untuk memperoleh definisi yang jelas, ada 4 faktor yang perlu dipertimbangkan: pertanyaan yang terjawab, masalah, solusi dan metode penyampaian.
    
5. Jika memungkinkan, dapatkanlah sertifikasi dengan mengikuti ujian dan sebagainya. Karena, sekali lagi, sertifikasi meningkatkan rasa percaya secara otomatis.
   
   

David Rock, Pendiri Results Coaching System, yang merupakan sponsor dari Neuroleadership Institute. Lembaga ini memiliki spesialisasi untuk meneliti tentang otak. 

Ruth Donde. Seorang pengajar berlisensi internasional, konsultan global dan Manager daerah New Zealand di Perusahaan Results Coaching System. Beliau telah menerbitkan berbagai makalah dan esai dalam lingkup internasional.